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Workflow documentaire: automatisez ce qui peut l’être!

Publié le 6 juillet 2018 09:50:52 EDT

Fotolia_165560563_XSVotre personnel passe-t-il beaucoup de temps sur des tâches sans valeur ajoutée, comme la saisie de données et la gestion documentaire?

Si tel est le cas, sachez que grâce à une solution GED et aux workflows documentaires, votre entreprise gagnerait énormément de temps et d’argent à automatiser ce type d’ouvrage. Et par le fait même, vos employés se concentreraient sur du travail lié à leur expertise. Voilà une occasion en or d’augmenter la productivité de votre organisation! Et voici comment automatiser ce qui peut l’être…

Les tâches qui peuvent être automatisées

Plusieurs tâches peuvent être automatisées dans une entreprise, et ce, à l'aide d'un logiciel de gestion électronique de documents. Nommons-en quelques-unes qui sont communes à la plupart des PME : gestion de commandes, paiement de factures et demandes de congé au service des ressources humaines. Ces tâches, qui sont normalement traitées manuellement et qui passent par plusieurs services, peuvent maintenant être automatisées. La GED peut aussi faire circuler un document vers des utilisateurs pour lecture, approbation, modification, validation ou réception du document. Elle peut aussi automatiser le cycle de vie d'un document, de sa création jusqu'à son archivage.


Comment la GED automatise-t-elle ces tâches?

Comprendre comment la GED automatise certaines tâches peut paraître complexe de prime abord. Cependant, dans les faits, c’est vraiment autre chose. Le secret réside dans le workflow documentaire, c’est-à-dire dans le flux de travail.


En effet, la circulation des documents est organisée de manière à :

  • Envoyer des relances automatiques;
  • Adresser des alertes par courriel aux responsables de diverses tâches;
  • Demander un avis ou une autorisation officielle;
  • Payer des factures;
  • Apporter des commentaires sur les dossiers en cours;
  • Suivre le déroulement des projets;
  • Réclamer des signatures;
  • Classer les documents aux archives;
  • Avoir l’heure juste en tout temps et en temps réel.

Et toutes ces actions peuvent être appliquées aux diverses opérations internes dans votre entreprise. Pensez ici aux factures des fournisseurs, aux factures clients, aux courriels, aux fiches de paie, aux contrats de service, aux formulaires d’embauche des employés, etc.

Le workflow documentaire comme base de la GED

L'utilisation du workflow assure une gestion impeccable des documents et des informations au sein des entreprises. En automatisant une chaîne de tâches, comme celles mentionnées au point précédent, il simplifie la circulation des informations et assure à l’entreprise de bien maîtriser tous ses documents.


Grâce au workflow, vous êtes en mesure de prédéterminer des tâches et d’automatiser certaines actions au moment jugé opportun dans le processus. Pour vous permettre de mieux saisir le fonctionnement, prenons le cas d’une demande de congé. Dans la façon de faire habituelle, l’employé remplit un formulaire spécifique en format électronique ou papier. Il l’adresse ensuite à son supérieur hiérarchique. Après la décision de ce dernier, le formulaire est acheminé au service des RH pour être traité. Et enfin, la réponse, positive ou négative, est transmise au demandeur. Combien de temps s’est-il écoulé entre la demande et la réponse? Plusieurs jours, voire parfois des semaines et cela… à la condition que le formulaire ne se soit pas perdu dans toute la paperasse des différents intervenants dans ce dossier.


Avec une solution GED, toutes ces étapes seraient automatisées, car le workflow peut gérer un document de A à Z, soit de la réception du document jusqu’à l'archivage électronique, et ce, en respect des normes et des règlements régis par la loi.

Les bénéfices d'un workflow documentaire

Une gestion efficace du workflow est essentielle pour le bon fonctionnement de toute entreprise, quelle que soit sa taille. En effet, le workflow documentaire facilite la transmission d'informations d'un collaborateur à l'autre. D'une part, cela permet à l'entreprise de gagner du temps et de s'assurer qu'aucune étape n'a été oubliée dans le processus.


De plus, quand les tâches monotones et répétitives sont automatisées, il en résulte un gain de temps. Cet avantage a le mérite de rejaillir sur la productivité, sans oublier que cela permet aux employés de régler plus de dossiers ou de commandes. Autrement dit, votre personnel se consacre à du travail à valeur ajoutée. Et dans un contexte de vive concurrence, c’est un atout non négligeable!


D’autre part, il est important de mentionner que le workflow documentaire donne l’assurance d’une meilleure maîtrise de l’information et des procédures. En facilitant la gestion et le suivi de projet, ce dynamique processus de travail fait en sorte que la qualité est au rendez-vous. De plus, les coûts et les délais sont mieux contrôlés, car l’organisation peut, en temps réel, ajuster ses activités.

Pour réussir l’implantation d’une solution GED, informez-vous des différentes fonctions avant de choisir votre logiciel. Pour connaître les autres critères de sélection d’une solution GED, consultez notre guide.

guide 7 criteres solution GED

Catégorie(s): Gestion électronique des documents (GED)

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