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Votre entreprise est-elle trop petite pour entreprendre un projet GED?

Publié le 18 juin 2018 16:50:14 EDT

projet GEDLa gestion électronique des documents (GED) a souvent été perçue comme étant essentielle, mais seulement auprès des grandes entreprises ayant une lourde charge documentaire. Cependant, cette croyance est non fondée. Mettre en place un projet GED convient tout autant aux petites, moyennes ou grandes entreprises, car il sert surtout à améliorer leur efficacité.

1. La GED : un ROI plutôt qu’une dépense

Plusieurs PME ont un volume relativement élevé de documents. Cette quantité d’informations rend donc nécessaire l'usage de la GED. Le besoin est donc bien réel, parfois même criant. Cependant, ces entreprises hésitent à lancer un projet GED, croyant qu'elles n’ont pas les moyens de s’offrir ce type de logiciel. Les PME doivent voir la gestion électronique de documents comme un investissement plutôt qu'une dépense. Le ROI d'un projet GED est atteint assez rapidement, parfois à l’intérieur de l’année de l’implémentation de la solution.


En effet, quelles que soient leurs tailles, les entreprises ont à faire de la gestion de courriers, de documents de production, de courriels, etc. Il devient donc essentiel pour chaque entreprise de se munir d’un système de GED  correspondant à l’envergure et à la nature des mandats qui lui sont confiés. Une mauvaise gestion documentaire nuit à la productivité de la PME et l'empêche de prospérer. Sans GED, les entreprises sont ralenties par la lourde circulation et le difficile partage d’informations ainsi que par la recherche incessante de documents, sans oublier toutes les contraintes liées à la sauvegarde et à l’archivage légal.

2. La GED : une solution qui assure une souplesse

Les PME qui œuvrent entre autres dans les assurances, la comptabilité ou l’immobilier se heurtent en premier lieu à des contraintes liées à leurs secteurs d’activité. La gestion documentaire est complètement différente d’un secteur à l’autre. Heureusement, les logiciels GED peuvent être personnalisés et adaptés aux besoins de chaque entreprise. En optant pour une solution GED clé en main, vous bénéficierez des conseils d'experts en gestion documentaire tout au long du processus. Ceux-ci pourront adapter la solution à votre entreprise et former vos employés sur les bonnes méthodes d'utilisation. Quelle que soit sa taille, et quel que soit son secteur d’activité, toute entreprise cherche des solutions pour augmenter son efficacité; la GED en fait partie!


Les PME doivent choisir la solution la mieux adaptée à leurs besoins spécifiques. Entre autres, l’entreprise devra tenir compte de son parc informatique actuel pour s’assurer qu’il y a concordance entre son matériel et le logiciel.

3. La GED : améliorer l’efficacité des PME

La gestion électronique de documents se rentabilise rapidement, car elle a un lien direct sur la productivité de l’entreprise. L’amélioration de votre efficacité se fera sentir grâce à la possibilité du travail collaboratif, à la transmission rapide des connaissances, à la diminution des coûts de traitement, de production, de stockage, de papier et d'encre.


De plus, les PME équipés du logiciel de gestion électronique de documents améliorent leur avantage concurrentiel tout en augmentant la qualité des services offerts. Rendant les entreprises plus rapides, plus efficaces et plus efficientes, la GED est désormais un atout pour les systèmes d’information des PME. « Plus qu’un concept, elle est aujourd’hui largement adoptée et se positionne dans les priorités des achats d’outils informatiques », selon les experts en gestion électronique de documents.

Pour réussir votre projet GED, et ce, en regard de la situation réelle de votre entreprise, de sa taille, de son secteur d’activité, de ses besoins et de ses ressources financières, nous vous invitons à télécharger notre ebook gratuitement pour connaître les 7 critères de sélection d'une solution GED.

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Catégorie(s): Gestion électronique des documents (GED)

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