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3 pistes de solution pour améliorer la gestion de vos documents en ressources humaines

Publié le 26 mars 2018 10:28:35 EDT

Améliorer la gestion de vos documents en ressources humainesPlusieurs documents transitent par votre service de ressources humaines (CV, contrats d'embauche, formulaires d’évaluation). Ces documents contiennent plusieurs informations confidentielles. D’ailleurs, les principales tâches effectuées par les ressources humaines constituent du travail administratif. De ce fait, elles peuvent devenir laborieuses. Voici quelques pistes pour simplifier la gestion de vos documents en ressources humaines et améliorer par le fait même l'efficience de ce service indispensable à votre entreprise.

1. La dématérialisation des documents en ressources humaines

Les employés des RH peuvent passer beaucoup de temps à chercher les documents dont ils ont régulièrement besoin pour effectuer leur travail. Ce service est responsable, entre autres, de l’accueil des nouveaux employés. Ces derniers doivent pouvoir consulter rapidement les documents qui faciliteront leur intégration au sein de vos équipes. Pensez ici aux documents liés à la paie, au manuel de l’employé et aux formations disponibles. Ces informations doivent être facilement trouvables. Pour ce faire, la dématérialisation, ou la numérisation des documents sur un support informatique, est une solution avantageuse. En plus de rendre les documents accessibles en tout temps, grâce à des mots clés, ce procédé numérique élimine les documents papier et sécurise les informations confidentielles. Bref, la dématérialisation des documents simplifie le travail des ressources humaines. Cette technologie permet aussi à cette équipe de se concentrer sur sa mission première, laquelle est d’être au service des gens… et non des documents!

2. Les accès aux informations sensibles sont sécurisés

En délaissant la gestion documentaire traditionnelle, le service des ressources humaines peut mieux protéger les informations confidentielles de ses employés. Grâce à l’intégration de mots de passe, seul le personnel autorisé est en mesure de prendre connaissance des documents numérisés des employés de votre entreprise. En automatisant ce qui peut l’être, votre entreprise entreprendra également un virage vers la disparition progressive des documents papier. Par ailleurs, il est souhaitable que votre entreprise privilégie les documents électroniques, car l’accès est protégé; ce qui n’est pas le cas avec les documents papier qui peuvent être consultés par tout un chacun.

3. Un gain de temps pour le service des ressources humaines

Que le service des ressources humaines puisse posséder un dossier informatisé et complet de chaque employé est une plus-value pour votre entreprise. En effet, toutes les informations pertinentes concernant votre personnel sont ainsi archivées numériquement, en parfaite sécurité, accessibles et mises à jour automatiquement. En stockant les données et les documents sur support informatique, le service des ressources humaines en retire de nombreux avantages, dont :

  • La simplification de leurs tâches (paie, note de frais, contrat de travail, horaire, comptabilisation du temps de travail, etc.)
  • Le gain de temps lors des recherches d’information
  • La diminution des coûts reliés au traitement des données
  • La sécurisation des échanges confidentiels
  • La garantie d’une meilleure fiabilité des données
  • L’accessibilité facile des informations
  • L’amélioration accrue de la traçabilité des processus et des documents
  • La mise à jour automatique de tous les dossiers des employés
  • L’élimination graduelle des documents papier

Une meilleure gestion des documents des ressources humaines passe sans contredit par la dématérialisation. Cette façon de faire permet d’optimiser les efforts de votre service des RH. Vous pourrez ainsi automatiser toute votre gestion RH, que ce soit l’embauche, les congés, les révisions salariales, etc. Pour en apprendre davantage sur les inconvénients d'une gestion documentaire traditionnelle, téléchargez notre ebook sur les coûts reliés à l'impression.

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Catégorie(s): Gestion électronique des documents (GED)

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