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Un système GED, est-il utile et accessible à votre entreprise?

Publié le 13 février 2018 11:44:16 EST
GED utile et accessible à votre entreprise?

En tant que gestionnaire, entrepreneur et professionnel, il est tout à fait normal que vous vous demandiez si la GED, c’est-à-dire une solution de gestion électronique de documents, peut s’adapter à vos processus d’affaires.

 

 

Comme piste de réflexion, nous vous proposons de répondre d’abord à ces 3 questions :

  • Que valent la confidentialité et la sécurité de vos documents?
  • Quel prix êtes-vous prêt à payer pour que l’information soit accessible et sécuritaire, en temps réel et à toute personne autorisée à la consulter?
  • Quelle est la proportion de la masse salariale de votre organisation attribuable à des tâches répétitives, sans valeur ajoutée?

Maintenant que vous avez en tête ces réflexions, découvrez comment la GED peut être bénéfique à votre entreprise.

Pourquoi un système GED est-il important pour les petites, moyennes et grandes entreprises?

Quelle que soit leur taille, toutes les entreprises qui décident de mettre en place une solution de gestion électronique de documents le font, entre autres, pour les raisons suivantes :

  • Assurer une meilleure confidentialité des documents sous leur responsabilité;
  • Sécuriser l’information contenue dans leurs documents;
  • Organiser leur méthode d’archivage en conformité avec les normes, les lois et les règlements dans leur secteur d’activité;
  • Éviter de perdre les connaissances et les expertises acquises lors de départs d’employés;  
  • Améliorer l’efficacité au travail en automatisant toutes les tâches qui peuvent l’être;
  • Faciliter et accélérer l’accès aux documents.

Grâce à un système GED, les documents seront dématérialisés et les tâches répétitives seront automatisées. Divers outils vous aideront à déterminer tous les coûts cachés qu’implique votre gestion documentaire actuelle.

Qu’est-ce que la GED apporte à votre entreprise?

La gestion électronique de documents permet à votre entreprise de :

  1. Se fixer des objectifs d’amélioration;
  2. Réduire ses coûts inhérents à la gestion documentaire traditionnelle;
  3. Identifier ses sources potentielles d’économie et d’optimisation;
  4. Mesurer concrètement l’impact de la gestion électronique de documents sur ses processus d’affaires.

La gestion électronique de documents : un coffre d’outils adapté à toutes les organisations, y compris la vôtre!

La GED compte plusieurs outils répondant à des besoins différents, et ce, tant aux entreprises de taille plus modeste qu’aux multinationales de grande envergure.

Les solutions GED comptent parmi les projets qui se rentabilisent le plus rapidement. De ce fait, elles peuvent apporter plusieurs bénéfices aux organisations. En comparant la gestion documentaire traditionnelle avec la gestion électronique de documents, vous serez à même d’en comprendre toute la portée pour votre entreprise.

Conseil du spécialiste en GED

Sans accompagnement et sans soutien, vous trouverez probablement ardu d’implanter la gestion électronique de documents au sein de votre organisation. En effet, pour bien comprendre et appliquer les fonctionnalités de la gestion électronique de documents, laissez-vous guider par un spécialiste. Ce dernier saura vous conseiller, étape par étape. Par ailleurs, il est fortement recommandé d’appliquer la GED dans un département à la fois.

Quelle que soit la taille de votre entreprise, la GED saura la rendre plus efficace, plus efficiente et plus rentable à court terme. Les nombreux bénéfices que les organisations en retirent valent leur pesant d’or, car le retour sur investissement peut se faire très rapidement.

Pour en savoir davantage sur les différentes solutions GED, téléchargez dès aujourd’hui votre guide gratuit intitulé les 7 critères de sélection pour bien choisir votre solution de gestion électronique de documents.

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Catégorie(s): Gestion électronique des documents (GED), Contrôle des impressions et des numérisations

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