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Documents papier vs électroniques : l’archivage de vos documents est-il fait de façon sécuritaire?

Publié le 13 mars 2018 14:18:57 EDT
Documents papier vs électroniques : l’archivage de vos documents est-il fait de façon sécuritaire?

Votre entreprise archive de multiples documents, que ce soit pour conserver certaines informations cruciales ou pour se conformer aux lois gouvernementales, aux normes et aux règlements établis dans votre secteur d’activité. Les problèmes liés à la sécurité des informations dépendent en grande partie de votre méthode d'archivage.

Pour contrer les risques associés à l’archivage de vos documents, prenez connaissance des solutions proposées dans cet article pour garder, conserver et archiver vos documents en toute sécurité.

La sécurité de l’archivage des documents papier

Que vous soyez comptable, notaire ou avocat, vous connaissez toute la nécessité de conserver les documents produits et reçus dans l’exercice de vos fonctions. Il en va de même pour toutes autres professions pour lesquelles les documents constituent une source d’information inestimable. Il est donc important d’en assurer la sécurité.

Faciliter le repérage du document

Il peut s'avérer ardu de trouver rapidement un document papier archivé. Il peut être classé dans un mauvais dossier, et à ce moment, il sera presque introuvable. Que de perte de temps! Pour éviter ce genre de situation frustrante, votre entreprise gagnera à opter pour un système de classement numérisé. Ainsi, vous trouverez toujours vos dossiers, et ce, dans un délai raisonnable.

Protéger les documents en cas de sinistre  

Les documents de votre entreprise ont certes une valeur administrative, mais aussi légale, parfois historique, et d’autres fois vos informations peuvent servir de cadre de recherche. Tenant compte de tous ces facteurs, il serait vraiment malheureux que vos précieuses données soient abîmées lors d’un incendie ou d’une inondation. Pour protéger vos documents, pensez à utiliser un support électronique. Cette solution permet de protéger vos dossiers des intempéries.

Sécuriser l'accès au document

Actuellement, bien des documents papier, laissés ici et là sur les bureaux de vos employés, peuvent être consultés, y compris par des personnes qui ne devraient pas y avoir accès. Ce faisant, les informations confidentielles sont à la portée des indiscrets et ceux-ci pourraient les divulguer. Le recours à un système de gestion électronique pourrait s’avérer judicieux, car alors seules les personnes autorisées auraient accès à tel ou tel document par le biais d’un code.

La sécurité de l'archivage des documents électroniques

L’archivage physique du papier est devenu une problématique en regard de sa quantité, mais surtout en ce qui concerne la sécurité des informations. De ce fait, de plus en plus d’entreprises songent sérieusement à une solution de gestion électronique de leurs documents. Ce n’est qu’ainsi qu’elles protègeront vraiment leurs documents, et ce, de façon fiable, tout en les rendant de surcroît facilement accessibles.

Certifier la valeur légale du document électronique

Les documents électroniques doivent aussi être protégés et sécurisés. De plus, il est important, lors du transfert électronique, de veiller à remplir ces trois conditions 

  • conserver son authenticité et son intégrité;
  • respecter la durée légale de conservation;
  • assurer la pérennité et la traçabilité des informations.

Ces points donneront une valeur légale aux documents électroniques. Pour ce faire, des règles précises sont déterminées dès l’étape de la dématérialisation des données. Il s’agit, par exemple, d’intégrer une signature électronique, d’associer une date et une heure à une donnée informatique (horodatage), ou encore de faire mention du format d'origine.

Assurer la traçabilité du document

Un des avantages de la gestion électronique des documents est de rendre l’information accessible rapidement et facilement. C’est pourquoi il importe de toujours être en mesure de retrouver un document. C’est en lui attribuant les bons mots-clés et en ayant un bon système de classement que la traçabilité évitera les doublons. Si votre entreprise choisit la solution électronique, elle devra former ses employés en regard de cette technologie de gestion documentaire.

Mettre en place un système de protection

La gestion électronique de documents ne donne accès aux documents archivés qu'aux bonnes personnes, soit à celles autorisées à en connaître le contenu. Ces employés possèdent alors des mots de passe transmis par l’autorité reconnue dans votre entreprise.

À la lecture de ces informations, vous aurez constaté que votre entreprise gagnera en sécurité et en protection si elle se tourne vers l’archivage électronique. Cette méthode est devenue un incontournable pour toutes les entreprises qui désirent sauvegarder leurs importantes données.

Pour en savoir plus sur le coût et les problèmes liés aux documents papier, téléchargez gratuitement notre guide Le papier et ses dommages collatéraux dans votre organisation.

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Catégorie(s): Gestion électronique des documents (GED)

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