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Est-ce réellement sécuritaire d’utiliser la gestion électronique de documents?

Publié le 3 mai 2018 14:33:31 EDT

Sécurité de la gestion électronique de documentsLes informations d’une entreprise font partie intégrante de son identité et de son capital. Sans ces données, rares sont les entreprises qui pourraient continuer de faire des affaires et, surtout, de prospérer. Dans une ère de dématérialisation, de plus en plus de données sont collectées et traitées pour prendre la forme numérique. Or, pour que la gestion de documents soit optimale et que les informations soient sécuritaires, l’emploi de solution logicielle s’avère l’avenue à envisager. La gestion électronique de documents (GED) en fait partie. Voici comment cette solution assure la sécurité de vos documents d’entreprise.

Une protection accrue

Vos documents constituent une source d’information inestimable pour votre entreprise. Il est donc important que vous en assuriez la sécurité. Qu’entend-on exactement par protéger vos données? Il s’agit, entre autres, de veiller à ce que :

  • Vos informations ne soient pas altérées, qu’elles demeurent intégrales et que leur pérennité soit assurée;
  • Vos documents conservent leur authenticité lors de leur dématérialisation et pendant toute la durée légale de conservation;
  • Vos archives soient à l’abri en cas de sinistres ou d'actes criminels et que vos informations soient ainsi rapidement récupérables;
  • Vos données soient stockées sur le bon support électronique afin qu’elles soient sécurisées en tout temps;
  • Votre entreprise évite de perdre des documents et que la traçabilité de toutes informations sensibles soit garantie par une gestion de documents efficace et sécuritaire.

En utilisant la gestion électronique de documents, vous vous garantissez une protection accrue pour toutes vos informations.

Un accès facilité, mais réservé à qui de droit

L’un des grands avantages de la GED repose sur l’accessibilité à l’information en tout temps et en temps réel. En effet, cette solution électronique empêche votre entreprise de perdre l’accès à un document en raison d’une absence au travail ou d’un départ d’un employé. De plus, comme les documents sont protégés par un mot de passe, seules les personnes autorisées auront accès à telle ou telle information. La GED est donc une garantie contre la fuite d’informations sensibles, ou pire l’espionnage industriel.

La méthode de respect du transfert de données est établie dès la dématérialisation des documents de votre entreprise. C’est donc dire que les dossiers passent d'un système X à un autre système Y, et ce, grâce au transfert FTP sécurisé (SFTP). Ce faisant, le cryptage des données est garanti ainsi que la protection et la confidentialité des informations transmises. C’est donc un atout indéfectible pour les documents comptables, légaux, RH, ou même en ingénierie.

Sans la GED, les informations confidentielles sont à la portée des indiscrets et ceux-ci peuvent très bien les divulguer à vos concurrents…

Des informations emmagasinées dans le nuage

Infonuagique, cloud et nuage informatique sont tous des mots utilisés pour parler du stockage de vos données (documents, images, vidéos, etc.) sur une plateforme en ligne. Lorsqu’une entreprise opte pour une solution GED, elle prend une décision qui favorise la protection et la sécurité de ses documents. Seulement, pour garantir ce dernier point, la gestion documentaire doit être effectuée adéquatement et la solution choisie soigneusement.

Il importe donc que des sauvegardes soient effectuées sur des serveurs protégés, dont seules les personnes autorisées par votre entreprise y ont accès. De plus, Il est crucial de demander des garanties à votre prestataire de solutions cloud, surtout concernant la sécurisation de l’archivage des documents.

La GED est désormais un maillon essentiel des systèmes d’information des PME. Plus qu’un concept, elle est aujourd’hui largement adoptée et se positionne dans les priorités des achats d’outils informatiques.

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Catégorie(s): Gestion électronique des documents (GED)

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