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3 raisons de faire appel à un expert pour votre gestion documentaire

Publié le 18 juin 2018 16:53:41 EDT

gestion documentaireDepuis plusieurs années, la tendance est à la réduction, voire à l’élimination graduelle de l'usage du papier dans les entreprises. C’est ainsi que certaines organisations ont entrepris d’elles-mêmes la première étape de leur gestion documentaire, soit la numérisation de leurs documents papier. Bien mal leur en a pris, car sans méthodologie, cette tâche est quasi vouée à l’échec, ou du moins à une réussite très mitigée.

Comme pour toute profession, vous serez gagnant à appliquer l’adage : à chacun son métier et les moutons seront bien gardés! Sur ce, voici 3 raisons de faire appel à un expert en gestion électronique de documents.


Raison no 1: Faire un choix professionnel

Se lancer seule dans une démarche d’amélioration de ses processus de gestion documentaire peut être très laborieux pour une entreprise. Plusieurs étapes sont nécessaires pour mener cette opération à terme. D’où l’importance d’être accompagné dès le début du projet par des professionnels en gestion documentaire. Orchestrer la mise en place d’un système performant en gestion de documents implique la connaissance et la maîtrise de bien des facteurs. Avant même d’implanter un logiciel, l’expert vous aidera à établir votre plan d’action. Il analysera donc avec vous :


  • Votre environnement organisationnel, technologique et humain.
  • L’aspect légal et réglementaire de toute l’information que possède votre entreprise.
  • La corrélation à faire avec vos outils techniques et technologiques actuels.

Choisir de faire affaire avec un professionnel vous évite de perdre du temps à tenter d’installer aveuglément un système qui exige des compétences particulières. Et imaginez-vous, si par manque de connaissance, vous perdiez des documents pour votre entreprise. Un accident qui risquerait de vous coûter cher… Finalement, travailler avec un expert vous évite de nuire à la productivité de votre entreprise, et ainsi éviter les essais et les erreurs qui surviendront immanquablement sans cette expertise.


Raison no 2: Bien plus qu’un logiciel

Entreprendre un projet de gestion documentaire requiert un nombre d’étapes qui doivent être accomplies méthodiquement. Outre l’implémentation du logiciel de GED, il y a la formation de votre équipe, le paramétrage du logiciel et les particularités que chaque document comporte. De plus, vous devrez tenir compte de tous les types de documents, que ce soit des fichiers de bureautique, des courriels, des copies de sécurité et des mesures de protection pour les informations sensibles et confidentielles.


Par la suite, votre entreprise devra se pencher sur les cibles à atteindre en regard de ses besoins réels. Vous devrez donc déterminer les actions à réaliser et établir un plan de match incluant un échéancier, une évaluation du temps à accorder et à une estimation des investissements financiers pour la mise en place d’une gestion documentaire efficace et performante.


Comme vous pouvez le constater, ces tâches font appel à des connaissances spécifiques qui vont au-delà de la conceptualisation du logiciel lui-même. Alors, en étant appuyé par un expert en amont, vous vous assurez de faire un choix judicieux; lequel vous garantira d’optimiser les résultats escomptés, sans oublier que vous gagnerez en efficacité en évitant des erreurs de parcours.

Raison no 3: Une approche personnalisée axée sur la résolution de problèmes

Pour choisir la solution GED appropriée à votre entreprise, le fournisseur de service mettra l’accent sur la résolution de problèmes davantage que sur le produit en soi. En effet, l'expert en gestion électronique de documents saura vous questionner adéquatement afin de vous orienter vers la bonne solution. Avec votre équipe, il établira un juste état de la situation. Ce sont ces précieuses données qui vous guideront vers la solution à privilégier.


Cette approche est dite personnalisée, car elle dresse un portrait objectif de l’état de la gestion documentaire dans votre organisation. Et elle est nécessaire avant de vous lancer dans la conception, le développement, le déploiement, la maintenance et l'évolution d'un système de gestion électronique de documents. C’est ainsi que l’expert saura mettre en lumière certains aspects auxquels vous n’auriez pas pensé, ou que vous croiriez sans importance. L’écoute est donc la clé pour bien orienter et cibler les véritables besoins de votre entreprise en la matière.

En suivant les conseils d’un expert en gestion documentaire, vous mettez toutes les chances de votre côté. Pour bien vous préparer à rencontrer ce professionnel,  consultez notre guide sur les critères à considérer pour un choix éventuel d'une solution GED.

guide 7 criteres solution GED

Catégorie(s): Gestion électronique des documents (GED)

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