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Automatisez vos processus avec un logiciel de gestion documentaire

Publié le 19 juillet 2018 14:26:28 EDT

logiciel gestion documentairePour optimiser le travail de vos employés et rentabiliser les heures que votre personnel passe au bureau, il importe que votre entreprise vise l’amélioration de sa gestion documentaire.

Comment faire pour atteindre cet objectif? En optant pour l’installation d’un logiciel de gestion documentaire! Aujourd’hui, la GED est devenue un incontournable pour toutes les PME, et ce, quelle que soit leur taille. L'automatisation des processus internes est efficace, car elle permet de régler plusieurs de vos problèmes. Comment? En automatisant tout ce qui peut l’être!

Pourquoi opter pour l'automatisation de vos processus internes?

L’automatisation des processus apporte non seulement des avantages de réduction de coûts à votre entreprise, mais elle permet aussi d'optimiser le travail de vos employés. Ce faisant, elle participe activement à la rentabilité de l’entreprise. Pour bien comprendre les bienfaits de cette opération sur vos processus d’affaires, analysons quelques exemples démontrant le fonctionnement avant et après.

Avant l'automatisation, qu’en était-il du fonctionnement interne de votre entreprise?

Avant l'automatisation de vos processus internes, tout était plus long! Vos employés pouvaient attendre pendant des jours pour obtenir une approbation. En plus de prendre beaucoup de temps, les tâches manuelles comme l'estampillage de date, la copie, les journaux de bord, la saisie de données et la préparation des chèques n’étaient pas vraiment le travail préféré de vos employés. L’exécution devenait en effet vitement monotone, car, admettez-le, le traitement manuel est sans fin! Par conséquent, votre personnel risque de démontrer à moyen ou long terme un désintéressement à l'égard de ces tâches sans valeur ajoutée.

Quant au service des comptes fournisseurs, il roulait au ralenti, car l'information circulait beaucoup moins bien. Vous éprouviez sans cesse des difficultés dans la gestion des exceptions de facture ou dans le paiement de vos factures. Plusieurs erreurs survenaient, car vos employés n’étaient pas au fait de l'état du paiement en temps réel. Des factures pouvaient donc être payées en double, ou être payées sans l'autorisation requise.

Voilà ce qu’il en était avant l’automatisation des processus! Sans un logiciel de gestion documentaire, vous continuerez sans cesse à vivre tous ces ralentissements qui nuisent à la productivité et à la rentabilité de votre entreprise.

Après l'automatisation, introduite grâce à un logiciel de gestion documentaire, qu’en est-il exactement?

Nous pourrions aussi poser la question autrement. Pourquoi une organisation se priverait-elle d’un avantage concurrentiel en installant une solution GED?

Puisque certaines tâches sont automatisées, vous pourrez faire des économies de main-d’œuvre dans toute l’entreprise. Les employés se concentreront sur des tâches à valeur ajoutée, ce dont ils vous seront reconnaissants! Vous constaterez également une élimination des écarts de traitement. En peu de temps, la GED sera plus que rentable!

En effet, vous constaterez :

  • Un temps de cycle réduit : une étude du groupe Aberdeen menée en 2010 a révélé que le traitement d’une seule facture pouvait prendre jusqu’à 3,5 jours. Pour augmenter la conformité, réduire les coûts ainsi que les temps de cycle, rien de mieux que d'automatiser tout ce qui peut l'être!

  • Une visibilité et une transparence améliorées : l’automatisation permet en effet d’avoir une visibilité précise, et en temps réel, de toutes les opérations. De plus, vous aurez des preuves sous la main pour assurer vos vérifications d’usage. Et du même coup, vous aurez de meilleurs contrôles!

  • Des économies de main-d’œuvre dans toute l’entreprise : remplir, récupérer et saisir les données n’est assurément pas la manière la plus efficace d’utiliser le plein potentiel de vos employés. Grâce à l’automatisation, vous pourrez libérer du personnel et l’affecter à des priorités stratégiques plus importantes pour faire prospérer votre entreprise.

  • Une élimination des erreurs de traitement : l’erreur est humaine en soi ! Mais faire trop d’erreurs et trop souvent fait assurément perdre du temps et de l’argent! L’automatisation corrige cette lacune. Étant donné que la plupart des opérations sont traitées de façon automatique, cela améliore le rendement du processus ainsi que les mesures de la qualité. En axant le déroulement des tâches vers de meilleures pratiques, les contrôles sont plus étroits; ce qui minimise grandement les erreurs.

Vous vous reconnaissez dans la situation décrivant la période avant l’installation de la GED et vous aimeriez passer au après? Pour choisir le logiciel de gestion documentaire qui convient aux besoins réels de votre entreprise, lisez le guide que nos experts en GED ont conçu pour vous.

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Catégorie(s): Gestion électronique des documents (GED)

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