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La liste ultime des fonctionnalités GED recommandées par les experts de La Cartoucherie

Publié le 11 juillet 2018 11:50:00 EDT

fontions_gedUn aspect fort important à considérer, et ce, avant même de finaliser votre achat d'un système GED, c’est de prendre connaissance des fonctionnalités clés qui aideront votre entreprise à maximiser sa productivité.

Et avant d’arrêter votre choix sur le logiciel GED idéal pour votre entreprise, vérifiez également si l'expertise et l’assistance technique sont offertes par le fournisseur de service GED. Cela étant dit, qu'en est-il exactement des fonctionnalités essentielles de la GED recommandées par La Cartoucherie?

Les fonctionnalités essentielles d'un logiciel GED

Votre logiciel GED doit comporter quelques fonctions clés pour réellement faciliter la gestion documentaire de votre entreprise. Bien sûr, ces applications devront être choisies en considération des besoins spécifiques de votre entreprise.

1. Le classement automatique des documents

Pour faciliter votre gestion documentaire, le logiciel GED doit prendre en charge toutes les étapes du cycle de vie d'un document, y compris le classement et l'archivage. En automatisant ce qui doit l’être, plus aucune perte de temps ne sera attribuée à la gestion des archives.

2. Un moteur de recherche

Le moteur de recherche d'un logiciel GED est capital et fort important. Il permet, en effet, de trouver les documents avec des mots clés prédéfinis. Sans lui, trouver les documents serait bien difficile, voire quasi impossible, sans générer des pertes de temps ici et là dans votre processus d’affaires.  

3. Le workflow documentaire

Le workflow est la fonction permettant d'automatiser plusieurs tâches au sein d'une entreprise. Les documents suivent un trajet précis, lequel est préalablement déterminé en identifiant les acteurs, les délais et les tâches à effectuer. C’est la structure de ce parcours qui gère le cycle de vie de chaque document.

4. Les fonctions collaboratives

Ces fonctions permettent de faciliter le travail d'équipe. Elles permettent à plusieurs personnes de travailler sur un même document. Par exemple, la tâche d’envoyer une notification à un supérieur pour approuver rapidement un document est considérée comme une fonction collaborative.

5. Une sauvegarde de l'historique des modifications

Tous les changements effectués dans un document sont normalement sauvegardés par n’importe quel logiciel GED de base, permettant ainsi de retourner à des versions antérieures du document. Cet aspect renforce aussi la sécurité et assure l’intégralité de toutes vos informations.

6. Une intégration simple avec la mise en place des bons logiciels

Une des caractéristiques importantes à laquelle peu d’entreprises pensent, c'est l’intégration du nouveau logiciel GED avec leurs logiciels existants. Il est impératif que votre système puisse se connecter et travailler de pair avec votre système informatique et vos outils actuels. La concordance et la compatibilité doivent donc être analysées attentivement afin d’obtenir les résultats escomptés.

Alors, faire affaire avec un prestataire professionnel en gestion électronique de documents s’avère une solution gagnante dès le départ. Les experts en gestion documentaire connaissent leurs produits et pourront arrimer les fonctionnalités clés de la GED avec les besoins réels de votre entreprise.

Pour en savoir davantage sur les bénéfices que la GED peut apporter à votre entreprise, profitez d'une consultation gratuite avec un expert de La Cartoucherie.

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Catégorie(s): Gestion électronique des documents (GED)

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