Blogue de La Cartoucherie

Les 10 questions les plus souvent posées en regard de la gestion électronique de documents

Publié le 17 mai 2018 10:04:23 EDT

questions gestion électronique de documentsDe plus en plus d’entreprises adoptent des solutions en gestion électronique de documents, car le volume d’informations ne cesse d’augmenter au sein des organisations. Bien que la GED soit reconnue comme une solution efficiente et efficace, plusieurs se posent des questions quant à son fonctionnement, son coût et ses avantages. À travers les 10 questions les plus fréquemment posées, vous trouverez certainement des réponses aux vôtres.

1. Qu'est-ce que la GED?

La gestion électronique de documents est un agencement d'outils servant à optimiser les processus d'affaires par un gain en productivité. L'objectif de la GED est de sécuriser et de maximiser l'accès aux documents ainsi que la mise en valeur des informations présentes dans les documents. Les 5 principales fonctionnalités de la GED sont : l’acquisition des documents, le classement, le stockage, la diffusion et l’archivage.

2. Comment la gestion électronique de documents peut-elle aider mon entreprise?

La GED permet, entre autres, de réduire les coûts d'impression, d’améliorer l'accès aux documents de l'entreprise, de sécuriser les informations sensibles, d’automatiser certaines tâches, dont celles à valeur non ajoutée, de diminuer les erreurs humaines ou les pertes de temps. Pour en savoir plus sur les avantages de la GED en entreprise, lisez notre article sur ce sujet.

3. Combien coûte une solution GED?

Le coût d'un système GED est très variable. Pour l’établir, vous devez tenir compte de facteurs tels que le volume des documents, les technologies déjà en place et le nombre d'utilisateurs. Un des meilleurs moyens d’évaluer les avantages financiers que votre entreprise retirera est de calculer votre retour sur investissement, soit le ROI. Par ailleurs, les solutions GED font partie des projets qui se rentabilisent le plus rapidement. Pour connaître le prix du système GED adapté aux besoins de votre entreprise, consultez un spécialiste dans le domaine.

4. Est-ce que les logiciels et les données m'appartiendront?

Une entreprise peut acquérir un logiciel ou le financer en crédit-bail. Elle est alors propriétaire du logiciel, ou le deviendra à la fin du contrat de financement. L'avantage principal de cette formule est que l’entreprise "possède" ses données, puisqu’elles ne sont pas hébergées chez un tiers. Ce faisant, l’entreprise pourra en tout temps procéder à la migration de ses données vers un autre système.

Il est aussi possible pour une entreprise de louer un logiciel SAAS (software as a service). Dans ce cas, la propriété des données dépend des règles établies par l'hébergeur. Une entreprise soucieuse de conserver son indépendance optera pour l'acquisition plutôt que la location d'un service.

5. Est-ce que tous les logiciels pour la GED ont les mêmes fonctionnalités?

Plusieurs solutions GED sont offertes sur le marché. Pensez ici au classement automatique, au workflow ou à la gestion des droits. Il importe donc de connaître les besoins réels de votre entreprise afin de choisir le bon logiciel GED.

6. Est-ce que le fournisseur offre des formations sur la gestion électronique de documents?

Un fournisseur qui offre un service clé en main vous proposera de former vos employés sur l'utilisation des logiciels. Et bien sûr, le coût de la formation sera inclus dans l’offre de service. Par contre, si vous choisissez un plan par étape, vous ne serez pas en mesure de connaître au départ le budget total à allouer à l’implantation complète de la GED. De plus, attendez-vous à ce que les fournisseurs vous facturent la formation à un coût supplémentaire.

7. Est-ce qu'un suivi ou un accompagnement est offert après l'installation des logiciels?

En optant pour un service clé en main, le fournisseur pourra vous offrir du soutien technique pour les problèmes majeurs que vous rencontrerez. Et ce qui n’est pas négligeable, votre personnel utilisateur aura été formé pour résoudre les problèmes mineurs liés à la GED. Dans l’éventualité où vous choisiriez de retenir les services d’un fournisseur qui vend la GED par étape, sachez que les conseils techniques occasionneraient des coûts supplémentaires plus élevés que la formule clé en main.

8. Comment choisir mon logiciel pour la GED?

Pour choisir le système GED la mieux adapté à votre entreprise, vous devez considérer les 7 critères suivants : le produit, l'assistance technique, la documentation, la formation, l'intégration, les services professionnels et le prix.

9. Combien de temps faut-il avant que la solution GED soit opérationnelle?

Bien que plusieurs facteurs interviennent, entre autre les délais d’approbation du client, vous devez calculer 1 à 5 jours d'installation par utilisateur de la GED. Pour une équipe de 5 personnes, vous pouvez donc compter entre 5 et 25 jours pour l'implantation des logiciels. Vous devez également considérer le temps d'investissement de votre équipe préalablement à l'implantation de la solution dans votre entreprise (déterminer les besoins, établir le cahier de charge, analyser les différentes solutions et arrêter son choix).

10. À quoi ressemble le ROI d'une solution en gestion électronique de documents?

Selon notre expérience comme fournisseur de service de GED, le retour sur investissement est de l'ordre de 9 à 18 mois. Le temps est calculé en tenant compte de ces énoncés :

  • La GED permet d'automatiser l'envoi de nouvelles factures, ce qui implique la recherche du bon de commande, du bon de livraison et la validation de la facture. Grâce à la GED, elles seront dorénavant automatisées.
  • La GED permet aussi d'éviter les frais de retard de facturation, en plus d’éliminer les erreurs humaines. Votre entreprise gagne donc en productivité et en efficacité, ce qui représente des sommes importantes chaque semaine.
  • La GED permet de gagner du temps en éliminant la saisie manuelle de données sur les factures.

    Maintenant que vous avez lu cet article, vous avez sûrement une meilleure idée des avantages qu'apporte une solution GED. Pour vous aider à choisir la bonne solution GED pour votre entreprise, téléchargez gratuitement notre guide sur les 7 critères de sélection à prendre en compte pour réussir l’implantation de cet outil de gestion documentaire.

guide 7 criteres solution GED

Catégorie(s): Gestion électronique des documents (GED)

Accédez à des solutions simplifiées, utiles et innovantes adaptées aux petites et moyennes entreprises!

Abonnez-vous à notre infolettre afin d'en apprendre davantage sur la gestion électronique de documents

Articles les plus populaires