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Comment la GED peut aider votre entreprise?

Publié le 12 février 2018 16:58:43 EST
Comment la GED peut aider votre entreprise?

Les documents sont le sang de votre organisation. La vitesse à laquelle ils circulent est un enjeu majeur. Certains aspects de la gestion que vous faites actuellement de vos documents peuvent ralentir et alourdir vos processus d’affaires.

Pouvoir accéder à un document particulier au moment précis où votre personnel en a besoin fait toute la différence.

Le temps passé à chercher des documents ou à les classer est du temps qui n’est pas consacré à faire ce que votre organisation fait de mieux pour se démarquer de ses concurrents. Soit vous vous contentez d’un certain volume d’activités, soit vous récupérez ce temps pour l’employer à saisir plus d’opportunités d’affaires et, ce faisant, vous permettez à votre organisation de croître plus rapidement.

L’accès aux documents est aussi source de plusieurs problèmes. On compte parmi ceux-ci la multiplication des versions d’un même document, la perte de documents critiques, la reconstitution (coûteuse) de documents égarés et, nécessairement, la réduction de la productivité de votre entreprise.

Pour comprendre en quoi la gestion électronique des documents est la solution toute désignée pour votre entreprise, nous vous invitons à lire cet article.

Le cycle de vie d’un document

Dans un processus de gestion traditionnelle de documents, plusieurs tâches sont effectuées manuellement par vos employés. Pensez à toutes les interventions que nécessite le paiement d’une facture, de sa réception au paiement final, en passant par sa préparation, sa vérification, sa validation et son approbation.

  • La facture aura été manipulée par plusieurs personnes.
  • Des erreurs auront pu aussi se glisser d’une étape à l’autre.
  • Du temps de recherche d’information se sera aussi accumulé.
  • Des délais se seront ajoutés chaque fois qu’un document recherché ne se trouvera pas à l’emplacement prévu pour son entreposage, comme sur le bureau d’un collègue parti en vacances, par exemple.
  • La somme des délais se sera possiblement traduite en retards, engendrant des pénalités diverses.

Comme vous le constatez, la gestion documentaire traditionnelle demande beaucoup de temps et d’énergie. Elle est aussi souvent la cause de divers problèmes d’accessibilité, de délais et de frais de fonctionnement. Pour corriger ces problèmes, votre entreprise gagne à optimiser ses processus de gestion documentaire avec la GED.

Qu'est-ce que la gestion électronique de documents (GED)?

La gestion électronique de documents est un agencement d’outils et de méthodes qui permettent d’augmenter l’efficacité et de gagner en productivité.

La GED repose sur le principe que la seule valeur d’un document est celle de l’information clé qu’il contient. Les outils et les méthodes mis en place ont donc pour objectif :

  • La dématérialisation (numérisation) des documents dans le but d’éliminer toutes les étapes de la gestion documentaire attribuable au support papier;
  • La sécurisation et l’optimisation de l’accès aux documents;
  • La mise en valeur des informations clés contenues dans les documents;
  • L’utilisation des informations clés et des ordinateurs en place dans les organisations comme accélérateur de performances.

Comment la GED augmente-t-elle la productivité?

La GED s’attaque principalement à l’inefficacité propre à une gestion « traditionnelle » des documents : recherche dans des classeurs, classement de documents papier, saisie manuelle des données, transits des documents, etc. Disons-le : cette inefficacité est inhérente au support papier.

On constate facilement que le papier n’est qu’un pont permettant aux informations de circuler, tout comme votre réseau informatique. On constate aussi qu’en termes de performance, le papier n’a plus la cote.

La gestion électronique de documents permet aux informations d’être libérées de leur support papier et d’ainsi pouvoir bénéficier des avantages de l’informatique. Mieux encore : elle permet aux documents, sans regard à leur format, de converger vers un environnement informatique unique, permettant ainsi aux organisations d’accélérer considérablement le flot de leurs activités en éliminant les pertes de temps.

Elle permet aux organisations d’être moins vulnérables au facteur humain et à la variabilité de ses performances. Un logiciel qui assume les tâches autrefois attribuées à des employés le fait sans arrêt, 24 heures par jour, 7 jours par semaine. Pas de gros rhumes, pas de lendemains de veille, pas de garderie en grève…

La GED garantit la sécurité de l’accès aux documents en fonction de règles déterminées. Elle rend aussi possible le travail collaboratif, le télétravail et le contrôle des versions tout en assurant que le personnel puisse se concentrer sur les tâches qui font appel à leurs connaissances, leurs expériences et leur jugement. Des tâches à valeur ajoutée…

Le résultat est une plus grande efficacité et, par conséquent, une plus grande profitabilité.

Issue des plus récentes innovations technologiques en réponse aux besoins de l’organisation contemporaine, la GED transforme la gestion documentaire en avantage concurrentiel pour l’entreprise qui l’adopte.

Consulter un spécialiste en GED aura été une des meilleures décisions que votre organisation aura prise, particulièrement dans un contexte de concurrence intensifiée et de difficulté à renouveler et à recruter de la main-d’œuvre qualifiée.

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Catégorie(s): Gestion électronique des documents (GED)

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