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Gestion documentaire VS gestion électronique de documents

Publié le 13 février 2018 09:04:10 EST
Gestion documentaire VS gestion électronique de documents

Tous les documents suivent le même cycle de vie. Les organisations efficaces se démarquent dans la manière dont elles en font la gestion. Comment savoir si le temps est venu de revoir vos méthodes de travail et de vous tourner vers la gestion électronique des documents (GED)

Pour ce faire, il importe de comprendre les étapes du cycle de vie d’un document. C’est ainsi que vous serez en mesure de saisir en quoi votre mode de gestion documentaire affecte l’efficacité de votre organisation. Vous découvrirez rapidement les inconvénients de la gestion documentaire traditionnelle. 

Ce tableau comparatif vous aidera à prendre en considération les bénéfices en jeu.

Gestion documentaire traditionnelle Gestion électronique de documents
La réception/la création :
Le document est préparé et organisé selon le processus dans lequel il s’insère. La GED permet de dématérialiser un document dès son introduction et de mettre en évidence les informations clés qu’il véhicule.
La validation des informations :
Le contenu est vérifié, validé, approuvé et classé par le personnel avant d’être mis en circulation ou d’être archivé. La GED permet d’automatiser cette étape et de limiter l’intervention humaine à la prise en charge de cas d’exception (documents de mauvaise qualité, informations non concordantes, intervention d’un approbateur spécifique.
L’accessibilité :
Les documents sont organisés de manière à pouvoir être consultés en cas de besoin, dans le cadre des processus d’affaires de l’organisation. La GED permet d’optimiser l’accès aux différents documents et d’automatiser leur organisation tout en permettant plus de sécurité et de traçabilité.
L’archivage :
L’organisation des documents doit respecter certaines règles et certaines lois selon leur valeur et leur utilité. Elle doit, par exemple, permettre à une organisation de fournir rapidement des justifications recevables dans le cadre d’un audit ou d’un procès. La GED permet de garantir le respect des lois, des règles et des normes en vigueur, et ce, de manière simple, efficace et complètement transparente.
La période de conservation :
Afin de préserver la confidentialité des informations sensibles contenues dans les archives d’une organisation et de s’assurer qu’aucune ressource de l’entreprise ne soit consacrée à des documents dont la conservation n’est pas requise, la destruction des documents arrivés au terme de leur période de conservation doit être planifiée et exécutée. La GED permet de simplifier et d’augmenter l’efficacité de ce processus vital, tout en garantissant que seuls les documents qui doivent être détruits le soient.

La gestion documentaire demande beaucoup de temps et d’énergie. Elle est aussi source de divers problèmes d’accessibilité, de délais et de coûts supplémentaires. Elle peut même éventuellement mettre la survie d’une organisation en danger. À titre d’exemple, en cas de sinistre ou d’acte criminel touchant les archives d’une organisation, celle-ci devra récupérer ou recréer tous les documents nécessaires à la reprise du cours normal de ses opérations. Un processus onéreux qui ne garantit aucunement la survie de l’entreprise, si on se fie aux statistiques de la FEMA.

Quelle est la meilleure solution pour votre entreprise?

Certaines organisations font l’erreur d’attendre que les circonstances les forcent à changer leurs façons de faire. Malheureusement, lorsqu’il est question de documents, une gestion inefficace affecte directement le rendement et les coûts d’opération.

En optant pour la gestion électronique de documents (GED), vous permettez à votre organisation :

  1. D’optimiser l’utilisation qu’elle fait de ses ressources humaines et matérielles
  2. D’optimiser ses processus d’affaires;
  3. De protéger et de sécuriser ses documents critiques;
  4. D’augmenter sa productivité et sa profitabilité globales.

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Catégorie(s): Gestion électronique des documents (GED), Contrôle des impressions et des numérisations, Gestion du parc d'équipements

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