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GED : multiples avantages et source d’économie pour votre entreprise

Publié le 20 février 2018 15:44:16 EST

avantages et économie GED En regard de tous les frais encourus par la gestion documentaire traditionnelle, plusieurs entreprises envisagent maintenant la gestion électronique de leurs documents. L’un des avantages de la GED est sans contredit les nombreuses économies réalisées par son implantation dans les processus d’affaires des entreprises de toute taille.

Des économies chiffrables grâce à la GED

Avez-vous déjà calculé les dépenses imputables à l’impression, aux pertes de temps et aux erreurs humaines? La gestion électronique de documents (GED) vous permettrait d'économiser des frais bien concrets. Voici donc 3 avantages que vous retirerez en choisissant une solution GED.

Avantage n°1 de la GED : évite les pertes de temps et les délais

Une solution GED permet d'éviter de nombreuses pertes de temps associées à une gestion documentaire traditionnelle. En effet, la GED diminue le temps de recherche d'un document, évite la perte d'un document (et le temps perdu à refaire le document) et diminue aussi le temps consacré à l'archivage. Bref, la GED élimine les délais du cycle de vie d’un document papier.

Avantage n°2 de la GED : diminue les erreurs humaines

La GED permet de diminuer les possibilités d'erreurs humaines, lesquelles causent notamment des retards et des délais indus. En automatisant ce qui doit l’être, les données entrées dans le système éliminent les erreurs possibles tout au long du traitement du document. Pensez ici au cheminement d’une facture où les risques d’erreurs sont nombreux.

Avantage n°3 de la GED : réduit les dépenses reliées à l’impression

Plusieurs coûts sont liés directement à l'existence de documents papier. Pensez ici au coût des consommables (encre, papier, trombone, agrafe, chemise). À cela, vous devez ajouter les frais d’entretien du matériel d’impression et de reproduction. Et évidemment, les classeurs et l’espace que ces derniers occupent pour l’entreposage des documents. La GED vous permettra d’économiser tous ces coûts reliés à l’impression

Une productivité accrue grâce à la GED

Outre les économies chiffrables qu'apporte une solution GED, celle-ci augmente aussi la productivité de l'entreprise. Voici trois exemples en preuve.

Avantage n°4 de la GED : augmente l'efficacité des employés

Grâce à la GED, les employés accordent moins de temps à des tâches sans valeur ajoutée. De ce fait, ils peuvent se concentrer sur des tâches plus importantes et plus productives pour votre entreprise. Les employés seront plus motivés à travailler sur de telles tâches. Eh! Oui! Un employé motivé = une productivité accrue!

Avantage n°5 de la GED : accroît l'autonomie des employés

Grâce à la GED, les employés accèdent rapidement aux documents dont ils ont besoin pour travailler. Fini l’attente d’un collègue absent ou parti avec un document crucial! De plus, le travail en simultané est possible grâce à cette technologie.

Avantage n°6 de la GED : certifie la confidentialité des documents

La GED assure la confidentialité et met en sécurité tous vos documents. Ce faisant, vous évitez que l'information se retrouve entre de mauvaises mains. Ou pire que votre entreprise soit victime d’un vol, lequel pourrait menacer la mise en œuvre d’un grand projet innovateur.

Comme vous avez pu le constater, une gestion documentaire optimisée a un impact majeur sur la réduction des coûts dans votre organisation. Ne pensez pas seulement aux coûts matériels, mais aussi à ceux attribuables aux ressources humaines. Les économies réalisées grâce à la GED sont réelles et applicables autant dans les petites que dans les grandes entreprises. Cette technologie est sans contredit LA solution pour améliorer vos processus d’affaires. En effet, en diminuant les pertes de temps, les délais indus et les dépenses d’impression, vous augmenterez votre productivité. Un autre avantage non négligeable de la GED est qu'elle permettra à votre entreprise de mieux se positionner face à la concurrence. C’est ainsi que votre entreprise atteindra ses objectifs et gagnera en efficacité et en productivité.

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Catégorie(s): Contrôle des impressions et des numérisations, Gestion électronique des documents (GED)

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