Blogue de La Cartoucherie

7 faux pas à éviter pour l'implantation d'une gestion électronique de documents

Publié le 21 juin 2018 13:00:00 EDT

gestion électronique de documentsL'implantation d'une solution de gestion électronique de documents ne se fait pas en deux temps, trois mouvements. C'est un projet qui demande une bonne préparation et auquel vous devrez consacrer du temps. Pour réussir la mise en place de vos logiciels GED, veillez à éviter les 7 faux pas décrits dans cet article.  

No 1. Ne pas impliquer l'équipe de gestion dès le début du projet

Si l'équipe de gestion est peu engagée envers le projet, les employés n'auront pas l'impression que l'implantation de la solution GED est une priorité. Le projet peut alors se prolonger sur une longue période ou, encore pire, être vite fait... et mal fait! L'équipe de gestion peut également être résistante aux changements et ainsi freiner l'avancement du projet. De ces faits, le responsable du projet en gestion électronique de documents doit s'assurer que l'équipe de gestion comprend toute l'importance de la GED et qu'elle est motivée par les avantages que votre entreprise en retirera.

No 2. Mettre de côté la formation sur l'utilisation des logiciels GED

Une solution GED clé en main inclut une période de formation, laquelle s’adresse particulièrement aux utilisateurs éventuels du système, et ce, une fois qu’elle sera mise en place. Cette formation est l'occasion pour vos employés d'apprendre et maîtriser l’utilisation des logiciels de gestion électronique de documents. Si vos employés ne suivent pas la formation, ils ne pourront pas utiliser adéquatement la solution et pourront même commettre des erreurs. Cela viendrait donc contrecarrer, ou annuler, les gains de temps et d'efficacité que la GED vient justement combler dans votre entreprise.  

No 3. Ne pas planifier adéquatement l'étape de la numérisation

La numérisation est la première étape vers la GED, et sans doute la plus cruciale. Si la numérisation n'est pas bien réalisée, alors l’authenticité de vos documents peut être remise en question. Certaines informations peuvent également être perdues. Une entreprise spécialisée en gestion documentaire pourra effectuer, en suivant les bonnes techniques, la numérisation de vos documents de façon sécuritaire et en respect des lois, des normes et des règlements.

No 4. Sauter des étapes lors de l'implantation de la GED

Pour réussir l'implantation de la GED, il faut suivre chacune de ces étapes : la préparation, l'installation, la formation et le suivi. Ne tentez pas d'installer les logiciels de la GED sans avoir préalablement procédé aux étapes préparatoires, dont la a définition des objectifs et la collection d'échantillons de documents. Tenez pour acquis que la préparation accélérera l'installation des logiciels, puisque votre fournisseur saura exactement quels sont vos besoins en matière de gestion documentaire.

No 5. Ne pas faire affaire avec un professionnel

Si à première vue certaines opérations vous paraissent faciles, sachez que vous rencontrerez rapidement des difficultés. Si vous voulez éviter de perdre du temps précieux et de commettre des erreurs, faites-vous accompagner dès le départ par un professionnel en gestion documentaire. Ainsi, vous épargnerez de l'argent. Et de surcroît, vous vous rendrez vitement compte que vous ne possédez pas tous l’équipement et les connaissances nécessaires, ne serait-ce que pour compléter adéquatement la première étape cruciale qu’est la numérisation. Par expérience, en agissant seul, en plus d'allonger le processus, vous risquez de commettre quelques erreurs fatales. Bref, faire affaire avec une entreprise spécialisée en gestion électronique de documents vous évitera bien des soucis.

No 6. Oublier de prendre en compte les frais supplémentaires

Si vous optez pour un service clé en main, vous saurez dès le départ le budget que vous devrez consacrer à la solution GED ainsi que toutes les étapes qui y sont rattachées. C’est un coût global et fixe, en fonction des besoins qui auront  été énoncé initialement . Il existe aussi sur le marché des fournisseurs de GED qui facturent chaque étape séparément. Il est ainsi plus difficile de savoir combien coûtera en fin de compte votre projet.

No 7. Ne pas prévoir la structure du logiciel

Le meilleur conseil qu’un fournisseur de service en gestion électronique de documents sérieux vous fera est celui-ci : avant l'implémentation de la GED, assurez-vous que votre équipe des technologies de l’information (TI) a bien saisi en quoi consiste la cartographie de l'infrastructure informatique et qu'elle en approuve la structure.

En conclusion, retenez le message suivant : si vous vous faites accompagner par une entreprise spécialisée en gestion documentaire, vous n'aurez pas à vous soucier des différents problèmes techniques. Par contre, il demeure important que les personnes attitrées aux opérations des outils de GED soient impliquées à fond dans le projet et qu'elles y consacrent le temps nécessaire.

guide 7 criteres solution GED


Pour choisir une solution GED qui correspond aux besoins de votre entreprise, consultez notre guide pratique.

Catégorie(s): Gestion électronique des documents (GED)

Accédez à des solutions simplifiées, utiles et innovantes adaptées aux petites et moyennes entreprises!

Abonnez-vous à notre infolettre afin d'en apprendre davantage sur la gestion électronique de documents

Articles les plus populaires