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Quelle expertise est-elle requise pour implanter la GED?

Publié le 8 juillet 2018 09:52:00 EDT

Fotolia_161923883_XSL'implantation d'une solution en gestion électronique de documents ne se fait pas en un tour de main. Ce processus, qui se déroule étape par étape, demande l'expertise de spécialistes en GED, mais aussi un équipement de pointe. Dans cet article, découvrez l'importance de faire affaire avec des experts qui ont la formation et les connaissances nécessaires pour vous aider à choisir et à implanter votre solution GED.

Pourquoi faire affaire avec des experts en GED?

Les spécialistes en gestion électronique des documents connaissent tous les éléments à prendre en compte lors du choix d'une solution GED et lors de son implantation. Ce sont par ailleurs ces consultants professionnels qui sont les plus aptes pour vous aider à :

  • Déterminer vos besoins;
  • Établir votre cahier de charge;
  • Analyser les différentes solutions;
  • Arrêter votre choix.

Voici quelques points supplémentaires qui démontrent concrètement jusqu’où vont l’implication et le savoir-faire des experts en GED.

Les spécialistes en GED: des experts incontournables

Les experts connaissent la valeur d'un document selon les secteurs d'activités. De ce fait, ils sauront comment numériser vos différents types de documents tout en s'assurant aussi de protéger vos données sensibles. Les spécialistes installent tous les logiciels nécessaires, les testent et veillent au bon fonctionnement de la solution GED dont, entre autres, l’automatisation de certaines tâches, le respect du cycle de vie des documents, l’assurance de l’intégrité des informations et le maintien de la valeur juridique de tous les dossiers de votre entreprise.

Les bénéfices pour votre entreprise

Bien qu'il soit possible pour votre entreprise d'effectuer certaines tâches par elle-même, comme la numérisation des documents, vous devez connaître les risques que vous courez en vous lançant dans une telle opération. D’abord, vous pouvez commettre des erreurs fatales par manque de connaissances et d’expérience, sans oublier que vos employés perdront du temps précieux à maîtriser correctement tous les rouages techniques qu’implique la gestion électronique documentaire. Tenez compte également du fait que les experts vous bâtiront un plan d’accompagnement et de maintenance, ce qui conférera à votre entreprise la garantie que la productivité promise par la GED sera au rendez-vous. Ce faisant, vous éviterez les désagréables surprises de coûts cachés causés par le dysfonctionnement des logiciels installés. Bref, faire affaire avec des spécialistes vous assurera sans conteste d'avoir en place le meilleur système possible, soit celui qui sera adapté parfaitement aux besoins spécifiques de votre entreprise.

La formation GED offerte aux employés

Lorsque vous optez pour un service clé en main, l'entreprise spécialisée en GED inclut la formation de votre équipe de support informatique et de vos utilisateurs, et ce, dès le démarrage du projet. De cette façon, vos employés seront en mesure de régler les problèmes mineurs lorsqu'ils surviendront, car ils se seront approprié cette nouvelle technologie. D'autre part, vos utilisateurs pourront tirer profit du logiciel GED à son plein potentiel. Pour les problèmes majeurs, les experts en GED seront toujours là pour vous conseiller, en respect de la signature du contrat garantissant leur engagement formel envers votre entreprise.

En conclusion, sachez que la gestion électronique de documents est un processus simple à utiliser, mais complexe à mettre en place. C'est pourquoi votre entreprise est gagnante en choisissant de faire affaire avec des spécialistes. Pour choisir la solution GED qui convient aux besoins de votre entreprise, lisez le guide que nos experts en GED ont conçu pour vous.

guide 7 criteres solution GED

Catégorie(s): Gestion électronique des documents (GED)

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