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Quelle est la différence entre un service de numérisation de documents et la GED?

Publié le 16 juillet 2018 08:50:08 EDT

service_numerisation_documentsVous avez entendu parler de numérisation et de gestion électronique de documents (GED). Par contre, connaissez-vous vraiment la différence entre les deux opérations? Cet article vous éclairera sur le sujet en vous indiquant les différentes phases et en vous démontrant la pertinence d’utiliser un service de numérisation de documents auprès de fournisseurs de solution GED.

Qu'est-ce que la GED?

La GED est un agencement d’outils et de méthodes qui permettent d’augmenter l’efficacité et de gagner en productivité. La GED prend en charge la gestion des documents. Elle gère le flux de documents qui circulent dans une entreprise. Elle accélère aussi le processus lié au cycle de vie d'un document papier. En somme, les outils de la GED permettent de numériser tous les documents d'une entreprise, éliminant ainsi graduellement le papier. De plus, en donnant accès rapidement et en tout temps à un document quelconque, ce procédé évite bien des pertes de temps. Finalement, la GED améliore la sécurité d'un document en contrant, entre autres, les effets dévastateurs d’une catastrophe ou d’un incident, tel un dégât d’eau.

La GED prend en charge plusieurs opérations de gestion documentaire : création, archivage et stockage, classement, indexation, recherche, restitution et contrôle. Bref, la GED, c'est plusieurs outils et logiciels qui travaillent pour vous, à votre place. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur des tâches plus prioritaires et liées à vos compétences.

Le service de numérisation : l'étape préalable à la GED

En amont de la GED, la numérisation fait passer les documents d'un état physique à un état électronique. En d'autres mots, elle transforme un élément réel (généralement un document avec du texte et des images) en données pouvant être traitées informatiquement. 

Les six phases de la numérisation sont les suivantes :

1. Préparer les documents

2. Tester des échantillons

3. Numériser

4. Reclasser les documents originaux

5. Vérifier la qualité des documents numérisés

6. Créer un fichier d'index

Sans passer par la numérisation de ses documents, votre entreprise ne sera pas en mesure d’implanter une solution GED. En effet, ce n’est qu’une fois vos documents numérisés que vous pourrez bénéficier des avantages d'une gestion documentaire optimisée.

Numérisation et GED : pourquoi faire les deux?

Une entreprise peut décider d'opter uniquement pour un service de numérisation de documents. Dans ce cas-là, elle souhaite seulement classer, archiver et retrouver plus facilement les documents. Ce faisant, elle se prive alors des bénéfices de la GED. En optant pour la GED, vous tirerez profit des avantages que procure l'automatisation de vos processus d'affaires, c'est-à-dire multiplier les accès ou les restreindre, conserver l'historique des modifications, automatiser certaines actions, les lier à des mots-clés, y accéder de n'importe quel endroit, etc.

Faisant partie des étapes menant à la transformation numérique des entreprises innovantes, la numérisation de documents permet d’optimiser la gestion documentaire. Grâce aux outils et aux logiciels mis en place, la recherche et l’accès à vos documents sont grandement facilités. De plus, ce processus renforce leur sécurité en cas d’incendie, d’inondation, de la perte ou de la destruction de dossiers.

Cependant, et bien que la numérisation soit une étape essentielle vers l'optimisation de votre gestion documentaire, elle n'est pas suffisante pour atteindre tous les rendements inhérents à une gestion documentaire performante. Pour gérer votre flux documentaire de A à Z, optez idéalement pour le service complet de gestion électronique de documents.

Pour en savoir plus sur la numérisation, demandez une consultation gratuite auprès de l'un de nos experts. La Cartoucherie est une entreprise qui offre non seulement des services de numérisation de tous types de documents, mais aussi une expertise pointue en solutions GED.

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Catégorie(s): Contrôle des impressions et des numérisations

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