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Quel est le coût d’une solution GED?

Publié le 29 mars 2018 16:53:59 EDT

Quel est le coût d'une solution GED?Implanter la gestion électronique des documents (GED) dans votre entreprise demandera un certain budget. Cependant, ce dernier sera rapidement rentabilisé. La façon d'y arriver est de prendre en considération les coûts cachés que la majorité des entreprises ne calculent pas. De là, vous serez étonné de la rapidité du retour sur investissement de cette solution numérique. En fait, de quoi devez-vous tenir compte pour établir le coût d'une solution de GED?

Le coût d'implantation de la gestion électronique des documents

Les besoins qui poussent votre entreprise à implanter une solution de GED sont bien différents de ceux d’une autre entreprise. De ce fait, le prix le sera aussi. Bien sûr, à la base, toutes les organisations paient pour l’acquisition du logiciel, l’installation et la maintenance. Cependant, le coût de la GED est établi en fonction des objectifs et des besoins particuliers de votre entreprise.

Les facteurs qui influencent le coût de la GED

Outre les éléments mentionnés précédemment, le coût varie selon plusieurs facteurs, notamment :

  1. La taille des archives devant être numérisées et l'état des documents qui les constituent (plus il y a de manipulations requises, plus la facture est élevée);
  2. La capacité des infrastructures informatiques en place à supporter efficacement la solution retenue (dans certains cas, il se peut que des acquisitions d'équipements soient nécessaires);
  3. Les technologies impliquées dans la réponse au besoin identifié (différents besoins, différentes solutions, différents coûts);
  4. Le nombre maximal d'utilisateurs pouvant consulter simultanément les archives (un ratio de 1/3 des employés selon nos statistiques);
  5. Le nombre de phases requises par le déploiement de la solution (selon le projet et pour des raisons d'efficacité, il est possible que le déploiement se fasse en plus d'une phase, chaque phase impliquant des coûts liés aux services professionnels et à la formation des utilisateurs).

Certains de ces coûts peuvent être réduits dans l’éventualité où des étapes sont exécutées à l'interne, par exemple la numérisation. Pour vous donner un aperçu des prix à payer pour implanter une solution GED, il peut être pertinent de consulter des documents qui vous aideront à calculer l’impact que cette solution numérique aura sur votre entreprise.

Une implantation par étape

Vouloir implanter et intégrer une solution GED, c’est d’abord vous assurer que votre fournisseur de service ait bien compris les besoins de votre organisation. Ensuite, il importe de savoir que l'implantation se fait par phase et par service (comptabilité, ressources humaines). Finalement, vous aurez aussi à déterminer laquelle des deux approches suivantes vous convient le mieux :

  • Des coûts à chaque étape. Vous pouvez choisir de payer les services d’un spécialiste en GED pour l’installation. Ensuite, au besoin, vous réservez des sessions de formations. Notez qu’en procédant de cette façon, vous ne savez pas d’avance ce qu’il vous en coûtera pour réaliser l’ensemble du projet.
  • Un service clé en main. Selon les besoins déterminés, le fournisseur de service détermine un coût fixe. Le contrat spécifie alors toutes les étapes comprises dans le prix. Vous savez ainsi en quoi vous en tenir comme budget.

Est-ce que cette solution serait utile à votre entreprise? Pour répondre à cette question, prenez le temps de mesurer les pertes causées par les tâches répétitives ou la recherche continuelle de documents. Ces précieux indices vous révéleront les coûts que vous sauverez en implantant une gestion électronique de documents. Par ailleurs, sachez que la solution GED convient aux petites, moyennes et grandes entreprises. Et si vous l’implantez au sein de votre organisation, faites-vous accompagner par un spécialiste en gestion électronique de documents.

Les économies réalisées grâce à la gestion électronique des documents

La GED ne doit nullement être vue comme une dépense, mais plutôt comme un investissement à long terme. L'implantation de la GED vous permettra d'économiser autant, voire encore plus, que la somme déboursée initialement. Grâce à la GED, votre entreprise augmentera son efficacité en plus de réduire certaines dépenses. En effet, en automatisant tout ce qui peut être automatisé, votre entreprise gagne en sécurité, en productivité et en efficacité. Votre consommation de papier diminuera de même que le coût des accessoires reliés à l’impression. Vos employés seront plus productifs, car ils auront accès rapidement aux documents. Et si un incident majeur se produisait, vous retrouveriez tous vos documents intacts, car ils auront été numérisés.

Ce qu'il faut retenir, lors de l'implantation d'une solution électronique des documents dans votre entreprise, est qu’il faut non seulement penser au coût d'acquisition de la solution GED, mais aussi au gain d'efficacité lié à l'optimisation des processus. Et c'est là que vous verrez que la valeur réelle d'une solution GED est plus grande que le budget investi.

Pour en apprendre davantage sur comment choisir une solution de GED adaptée à vos besoins, consultez notre guide à ce sujet.

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Catégorie(s): Gestion électronique des documents (GED)

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