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Connaissez-vous vraiment votre coût d’impression?

Publié le 12 février 2018 16:58:21 EST
Connaissez-vous votre coût d'impression?

Avez-vous déjà évalué les coûts d'impression ou ceux reliés à la gestion entourant les ressources matérielles de votre entreprise? Certaines études avancent qu’une entreprise dépense en moyenne de 1 à 3% de son chiffre d'affaires annuel seulement en frais d'impression. En d'autres mots, une entreprise, dont le chiffre d'affaires annuel s'élève à 10 millions de dollars, dépense en moyenne de 100 000 $ à 300 000 $ uniquement en coûts d'impression!

Pour être en mesure d'évaluer le coût réel d'impression de votre organisation, vous devez connaître à la fois ce que votre entreprise achète comme produits et services en lien avec l'impression et ce que cela coûte à votre entreprise en terme d'inefficacité et d'opportunités perdues.

Dans cet article, nous nous pencherons sur les coûts directs d’impression afin de vous donner une vue d’ensemble sur ceux-ci et sur son incidence sur votre budget annuel.

Quels sont vos coûts d’impression réels?

D’abord, vous devez évaluer l’ensemble des coûts d’impression réels, à commencer par le coût d’acquisition de votre imprimante. Ensuite, vous devez identifier toutes les dépenses attribuables à l’utilisation de(s) l’appareil(s), plus communément appelés «consommables» (cartouches d’encre, tambours, pièces de remplacement, entretien, électricité, etc.) Règle générale, la valeur de l’imprimante ne correspond qu’à environ 5% de ce qu’il en coûte pour l’utiliser tout au long de sa durée de vie.

Uniprint.net rapporte que le coût moyen du papier régulier se situe aux alentours de deux cents par page et ce, dans le cas où l’on imprime l’équivalent d’un volume de 10 000 feuilles de papier par an. Quant au papier de qualité supérieure de grade Premium, le coût peut s’élever jusqu’à dix cents par feuille. Par conséquent, il peut coûter entre 50 $ et 200 $ en papier par employé, par année, et jusqu’à 1 000 $ si le papier haut de gamme est utilisé.

Par conséquent, si vous dépensez 500 $ pour une imprimante, ayant une durée de vie entre trois et cinq ans, elle pourrait vous coûter jusqu’à 10 000 $. Explorons maintenant quelques pistes de solution pour éviter que chaque feuille de papier imprimée devienne plus coûteuse que la précédente!

Le vrai rendement de la cartouche d’encre

Le prix d’une cartouche d’encre est une chose, sa capacité en est une autre. Pour être en mesure de les comparer entre elles, il faut ramener le tout sur une base qui prenne les deux en considération, c’est-à-dire: le coût par page (ou CPP, pour les intimes).

Considérez que la capacité d’une cartouche est basée sur une couverture (la portion de la feuille qui sera recouverte de pigments) de 5% en format Lettre. Par exemple, une lettre standard d’une page, sans logo, à interligne et demi et comportant les salutations d’usage, correspond à une couverture d’environ 5%. Est-ce généralement le type de documents que vous imprimez? Sinon, peut-être serait-il pertinent de modifier le calcul. Une cartouche de 2 000 pages pourrait finalement vous permettre de n’imprimer que 1 000 pages, et ce pour le même prix.

Certains réglages de l’imprimante ont aussi une incidence sur la capacité réelle des cartouches d’encre. Lisez attentivement votre guide de l’utilisateur pour en prendre connaissance.

Quels sont les solutions pour réduire ses coûts d’impression?

Alors comment peut-on réduire davantage les coûts d’impression réels au final?

Depuis les années 90, l’informatique a vu naître différentes solutions en réponse à cette préoccupation. Une innovation en engendrant une autre, il s’est avéré que les organisations adoptant un mode de gestion documentaire en ont retiré des bénéfices dépassant la simple réduction de la dépense attribuable à l’impression de documents papier.

D’autres solutions de gestion d’impression telles que l’une des solutions Maestro ont été développées pour permettre aux organisations d’exercer un meilleur contrôle sur les règles d’impression (nombre de personnes autorisées à imprimer en couleur, sur quel appareil, etc.) Ces solutions simplifient aussi le processus d’approvisionnement en donnant accès à une vue d’ensemble en temps réel sur l’état du parc d’impression tout en automatisant le réapprovisionnement des appareils dont les cartouches qui doivent être remplacées.

Ainsi, la solution Maestro augmente le contrôle du flux documentaire des entrées, des sorties et de la circulation de l’ensemble des documents dans l’entreprise. Certaines solutions garantissent un niveau de sécurité plus élevé et ainsi évitent que vos dispositifs d’impression ne servent de portes d’entrée pour des logiciels malveillants ou que des documents confidentiels ne se retrouvent entre les mains d’une personne qui ne devrait pas y avoir accès.

Vous ne cesserez probablement pas d’imprimer sur du papier tout de suite après avoir lu cet article. Par contre, vous avez maintenant en main quelques pistes de solutions qui vous permettront d’imprimer mieux et à moindre coût.

Nous vous invitons aussi à consulter notre guide ayant pour but de vous présenter tous les coûts inhérents et comment les réduire. Cet outil permettra à votre organisation de gagner en efficacité et en profitabilité, transformant la gestion de vos documents en avantage concurrentiel.

Guide: le papier et ses dommages collatéraux dans votre organisation

Catégorie(s): Gestion du parc d'équipements

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