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Comment convaincre votre équipe de gestion d'opter pour un logiciel GED?

Publié le 23 juin 2018 10:00:00 EDT

Convaincre votre équipe de gestion d'opter pologiciel ged En tant que directeur comptable ou en tant que technicien informatique, vous êtes persuadé qu’un logiciel GED est la solution pour améliorer la productivité de votre entreprise. Toutefois, vous devez vendre l'idée du projet GED à votre équipe de gestion. Pour la convaincre, appuyez-vous sur les arguments présents dans cet article.

1. Chiffrez les économies réalisables grâce au logiciel GED

Vous avez dit à votre équipe que le retour sur investissement d'une solution GED est rapide. Cependant, avez-vous donné des exemples concrets pour qu’elle puisse établir le ROI? Remplissez notre grille de calcul pour déterminer le montant exact et les sources d'économie que vous réaliserez. À partir des données propres à votre entreprise, dont le salaire horaire de vos employés, le temps consacré à chaque étape de la gestion documentaire, etc., vous aurez un portrait juste de l’apport bénéfique d’une solution GED.


Comme vous fournirez des informations précises et liées à la situation actuelle de votre entreprise, votre équipe de gestion sera d'autant plus attentive à votre proposition de GED. De plus, pour que votre argumentation retienne leur attention et capte leur intérêt, veuillez répondre aux deux questions que se pose en premier votre équipe de gestion :

  1. Est-ce que nous allons faire un bon usage de notre argent?
  2. Dans combien de temps, obtiendrons-nous notre ROI avec cet outil?

Ce questionnement constitue souvent les objections premières des gestionnaires d’entreprise. En franchissant cette étape, vous saurez sans nul doute susciter leur curiosité envers la gestion électronique des documents.

2. Expliquez les impacts réels dans la vie des employés

Maintenant que vous avez abordé le sujet de l’argent, décrivez concrètement comment la solution GED simplifiera la vie à vos employés. La GED permet d'automatiser un grand nombre de tâches, permettant aux employés de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée. Prenez un exemple concret dans votre entreprise, en décrivant la journée typique d’un employé clairement identifié. Expliquez à l'équipe de gestion comment l'employé en question sera plus productif grâce au logiciel GED. Vous pouvez également appuyer vos dires en démontrant comment la GED résoudrait tel ou tel problème vécu au sein de votre entreprise.

3. Abordez la question de sécurité de vos informations

Si vous faites partie de l'équipe de gestion informatique de l'entreprise, vous êtes le mieux placé pour parler des problèmes de sécurité liés aux documents. Les documents papier peuvent tomber dans les mauvaises mains, se perdre, se faire voler, etc., alors que l'accès des documents électroniques est protégé par un mot de passe. Les documents numériques sont aussi protégés contre tout type de sinistres. Comme vous allez probablement participer à la mise en place de la solution GED, vous pouvez garantir à votre équipe que :

  • la sécurité des informations de l'entreprise en sera augmentée;
  • en tout temps les documents seront accessibles aux employés, même les documents de ceux en vacances.

Recevoir l’adhésion de vos équipes, de vos pairs et des gestionnaires est important, car il en va de l’acceptation de l’implémentation d’une solution GED. Pour ce faire, il importe de vous préparer adéquatement et de structurer votre présentation.

En employant ces trois méthodes, et dans le bon ordre, il n'y a aucune raison pour que votre équipe de gestion refuse les avantages incontestables d'un logiciel GED. Vous les avez convaincus? Maintenant, pour vous assurer de choisir la solution GED qui convient à votre entreprise, consultez notre guide pratique.

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Catégorie(s): Gestion électronique des documents (GED)

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