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Comment choisir votre solution GED avec La Cartoucherie?

Publié le 13 février 2018 11:41:58 EST
Comment choisir solution GED avec La Cartoucherie

Résolue à augmenter son efficacité et sa productivité, votre entreprise envisage d’implanter une solution de gestion électronique de documents. Comment choisir la solution GED réellement adaptée à vos besoins? Comment faire le bon choix?

Avant de mettre en place une telle solution, familiarisez-vous avec le processus en 4 étapes préconisé par les spécialistes en gestion électronique de documents de La Cartoucherie.

En suivant cette démarche, vous vous assurez d’arrêter votre choix sur l’option qui convient parfaitement aux besoins de votre organisation.

Étape 1 : déterminez vos besoins

Lors de cette première étape, vous devez dresser le portrait de votre situation. Pour ce faire, effectuez un audit en regard du fonctionnement d’un service donné dans votre entreprise; en l’occurrence, le service où il est le plus opportun d’implanter la GED.  

Cet exercice vous permettra d’établir un diagnostic approfondi de votre situation. En effet, en répondant aux diverses questions suggérées par La Cartoucherie, vous déterminerez les besoins réels de votre organisation. Par le fait même, vous constaterez vos lacunes et vous saurez situer vos pertes en efficacité et en productivité. Évidemment, ces pertes seront corrigées en implantant une gestion électronique de documents!

Par ailleurs, au fil de la collecte de ces informations, vous pourrez calculer le retour sur investissement de l’implémentation d’une GED.

Recommandation de La Cartoucherie
Impliquez dès cette étape les intervenants qui seront associés au déploiement de la solution GED dans votre organisation.

Étape 2 : établissez votre cahier de charge

En ayant en tête l’implantation de la solution GED au sein de vos processus d’affaires,  établissez immédiatement votre cahier de charge.

Vos besoins étant recensés, associez à chaque besoin les aspects fonctionnels qui y sont rattachés. À cette étape, vous devez mettre l’accent sur l’aspect fonctionnel, ce dont votre organisation a besoin et non pas sur l’aspect technique, c’est-à-dire sur comment le faire.

Recommandation de La Cartoucherie
Élaborez votre scénario d'implantation en tenant compte autant de vos besoins en formation, en déploiement qu’en support.

Étape 3 : analysez les différentes solutions GED

En plus d’avoir exprimé vos besoins, vous les avez quantifiés. Vous avez une bonne vue d’ensemble de ce dont vous avez besoin. Vous êtes donc fin prêt à étudier les différentes solutions qui sont offertes sur le marché.

Appuyez-vous sur les éléments contenus dans votre cahier de charge. Ces derniers représentent en quelque sorte la planification des activités pour introduire, dans vos processus d’affaires, la gestion électronique de documents.

Recommandation de La Cartoucherie
Dressez un tableau afin de vérifier l’adéquation entre les solutions qui s’offrent à vous. Listez dans une colonne les fruits de votre recherche et, dans l’autre colonne, les éléments que vous envisagez à cette étape-ci de votre démarche.

Étape 4 : arrêtez votre choix

Attention! Cette étape est déterminante pour choisir la solution adaptée aux réels besoins de votre entreprise. En effet, selon l’analyse que vous faites de votre situation, et tenant compte de votre connaissance de la gestion électronique de documents, vous engagez votre entreprise à long terme.

Recommandation de La Cartoucherie
Faites appel à un spécialiste de la GED pour vous assurer de choisir une GED qui convient aux besoins de votre entreprise.

En suivant ces 4 étapes, vous serez en mesure de choisir une solution GED adaptée aux défis de votre organisation. Évidemment, avant d’arrêter votre choix, il n’y a rien de mieux que d’expérimenter le logiciel en question. Demandez dès aujourd’hui une démonstration gratuite d’une solution GED offerte par La Cartoucherie.

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Catégorie(s): Gestion électronique des documents (GED)

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