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Choisir la numérisation de documents avec La Cartoucherie

Publié le 14 mai 2018 14:36:24 EDT

numérisation de documentsToutes les organisations sont confrontées à la gestion d’un volume croissant de documents de toutes sortes. Ces documents doivent non seulement être conservés, mais également classés, manipulés, consultés, analysés puis détruits le moment venu.

La gestion électronique de documents (GED) permet à une organisation de gagner en efficacité grâce à une gestion optimisée de ses documents et des informations clés qu’ils renferment. La numérisation, ou dématérialisation, des documents entrants et de ceux déjà archivés permet de maximiser les bénéfices d’une telle gestion.

Phase initiale de la GED : la numérisation de documents

Les bénéfices de la numérisation des documents traités par une organisation sont nombreux (lire l’article 5 bonnes raisons de transformer votre entreprise en bureau sans papier). Quel que soit le format d’un document entrant, sa dématérialisation permettra de le faire circuler plus rapidement et de réduire ou d’éliminer les dépenses associées à sa conservation en format papier (gestion, espace, coût d’impression, papeterie, etc.).

Encore mieux: dans le cadre d’une stratégie de gestion électronique de documents bien réfléchie, le document numérisé contribuera à l’accélération des processus d’affaires en ouvrant la voie à l’automatisation de tâches sans valeur ajoutée (telles que le classement des documents et la saisie de données) ainsi que de différentes étapes de vérification et de prise de décision.

Dématérialisation : un travail technique à prendre au sérieux

Une organisation pourrait être tentée de procéder par elle-même à la numérisation de ses documents. Considérant les coûts et les risques que cela implique, cette option n’est probablement pas la meilleure.

Faire appel à un service professionnel de numérisation, par contre, permettra de:
  • réduire le temps d'exécution et les coûts associés à la démarche;
  • libérer l’espace requis pour procéder à la numérisation des documents;
  • garantir la conformité des documents numériques produits;
  • assurer la mise en place d'une méthode fiable et reconnue.

Temps d’exécution et coûts de la numérisation

La durée et le coût de la démarche dépendront principalement de deux facteurs:
  • L’équipement utilisé: Il existe plusieurs types de numériseurs (scanneurs), tous conçus pour effectuer des types de tâches précis. Une bonne connaissance de ces outils est primordiale.
  • Les compétences techniques du personnel: Une équipe professionnelle de numérisation, comme La Cartoucherie, saura exactement comment traiter les différents types de documents de manière à produire un extrant de qualité supérieure.
Même si, au premier regard, faire affaire avec un service de numérisation peut sembler coûteux, choisir d’assigner son propre personnel à cette tâche peut augmenter de 2 à 3 fois le coût de la numérisation, soit en n’utilisant pas l’équipement adéquat ou en n’employant pas la bonne technique.

Espace de travail requis

La numérisation des documents requiert de l’espace non seulement pour les équipements et leurs utilisateurs, mais aussi pour préparer et organiser efficacement les documents avant de les « passer au moulin ». On ne peut effectivement pas passer tel quel tout le contenu des classeurs « devant l’oeil du scanneur » !

On pourrait croire que la numérisation « sur place » est une option plus simple et moins coûteuse, mais rares sont les organisations dont les locaux permettent à leurs opérations de suivre leur cours normal en étant privées de l’espace ainsi réquisitionné. Un choix plus judicieux est d’opter pour un service de numérisation qui assure un déplacement sécurisé des documents jusqu’à des installations conçues pour une numérisation rapide (et réussie).

Cadre légal et réglementaire

La numérisation peut sembler chose simple, mais une mauvaise compréhension du rôle du document ainsi que de sa valeur légale peut amener à prendre de mauvaises décisions d’un point de vue technique. Voici quelques pistes de réflexion à approfondir :

  • Le document pourrait-il servir de pièce justificative dans le cadre d’un audit ou dans un procès devant les tribunaux? 
  • Le format numérique retenu devra-t-il être supporté pendant une période minimale?
  • La solution de gestion de document utilisée en amont permettra-t-elle la recherche de contenu textuel ou de métadonnées?
Dans tous les cas, une réflexion s’impose et une stratégie de numérisation doit être mise en place.

Une méthode fiable pour la suite

Une fois la démarche exécutée, des documents papier continueront à entrer et à être générés. Comment ces documents seront-ils traités pour assurer la qualité de leur équivalent numérique? Le secret est dans l’élaboration et la mise en place d’une méthode de numérisation continue. Il pourra s’agir d’un service de collecte ponctuel des documents à numériser ou de l’acquisition d’équipement adapté combinée à la formation de membres de votre équipe, selon vos besoins. 

La numérisation est la première étape vers une gestion plus efficace des documents entrants et de ceux qui sont déjà archivés dans votre organisation. En passant au numérique, vous faites le choix de réduire vos frais d’exploitation, d’augmenter l’efficacité de vos processus d’affaires et de concentrer vos efforts sur ce qui rapporte le plus (et parions que le brassage de papier ne figure pas sur cette liste...).

La numérisation pose certains défis. L’accompagnement offert par les spécialistes en gestion électronique de documents de La Cartoucherie vous permettra de maximiser les bénéfices de cette étape clé dans la transformation de votre organisation.

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Catégorie(s): Contrôle des impressions et des numérisations

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