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Comment l'automatisation améliore-t-elle la gestion des comptes fournisseurs?

Publié le 20 février 2018 15:01:54 EST
automatisation pour améliorer la gestion des comptes fournisseurs

Automatiser tout ce qui doit l’être! Tel sera le nouveau leitmotiv des entreprises qui voudront éliminer les pertes de temps et les erreurs humaines liées, entre autres, à la gestion des comptes fournisseurs.

Que vous soyez comptable dans une PME ou dans un cabinet de professionnels, vous avez sans nul doute constaté que la manipulation de papier consomme beaucoup de temps, particulièrement en ce qui a trait aux documents comptables. En effet, votre personnel doit procéder à la saisie comptable, à la validation des informations et au paiement de nombreuses factures.

Pour faciliter la gestion comptable, savez-vous que votre entreprise peut automatiser certaines tâches en optant pour une gestion électronique de documents? Cette technologie permet de convertir, par le biais de divers outils, tout document papier en format électronique. Ce faisant, les comptes fournisseurs sont stockés et sécurisés, en plus de devenir accessibles en tout temps à qui en a besoin.  

Voici 3 raisons qui expliquent comment l’automatisation de vos comptes fournisseurs améliorera vos processus d’affaires.

1. La gestion des comptes fournisseurs et des comptes clients est facilitée par l'automatisation  

L'automatisation permet, en effet, d'éliminer certaines tâches récurrentes comme l’assemblage des documents liés aux achats. Ce faisant, les employés, alors occupés à ces tâches répétitives, pourront désormais se consacrer à des tâches à valeur ajoutée. Ils utiliseront ainsi leurs compétences et leurs expériences à bon escient. Pour votre entreprise, c’est un gain assuré en productivité!

2. Les documents comptables sont centralisés

Grâce à l’automatisation, les documents comptables sont dorénavant accessibles à toutes les personnes qui en ont besoin, et ce, en tout temps. De plus, comme ils sont centralisés, vous êtes assuré d’avoir sous les yeux la version la plus récente, car toutes les interventions sont mises à jour automatiquement. Et facteur non négligeable, vous pouvez joindre des pièces justificatives aux documents comptables, en plus de pouvoir les annoter et y apposer des tampons électroniques comme sur un document papier.

La gestion électronique de documents apporte de nombreux avantages en comparaison avec une gestion traditionnelle. En centralisant vos documents comptables :

  1. vous évitez la perte de documents, laquelle est coûteuse en temps et en argent pour votre entreprise;
  2. vous éludez la perte de temps liée à l'archivage;
  3. vous améliorez la recherche de documents, car les dossiers peuvent être trouvés avec des mots clés.
Les documents comptables centralisés offrent une plus grande qualité, car la majorité des erreurs commises avec des versions papier seront désormais chose du passé.

3. Les informations demeurent confidentielles

Toutes les entreprises s’entendent pour dire que la sécurité de leurs documents revêt un caractère fort important. L’automatisation des comptes fournisseurs vous permet de protéger vos informations confidentielles grâce à un mot de passe. Outre l’assurance de garder confidentiel ce qui doit l’être, vous vous conformez aussi aux normes, lois et règlements en vigueur dans votre secteur d’activité. Comme les documents comptables contiennent des informations sensibles, la gestion électronique de documents empêche que ces informations se retrouvent entre de mauvaises mains.

L’automatisation simplifie vraiment la gestion de vos comptes fournisseurs. Voici, par ailleurs ce que votre entreprise gagne en automatisant ses documents comptables :

  • Affectation optimale des ressources humaines
  • Élimination des retards causés par des oublis ou des erreurs humaines
  • Élimination des pertes de temps ou carrément, de documents
  • Fin de la duplication des documents
  • Confidentialité assurée
  • Sécurité garantie
  • Gain en efficacité

Tout compte fait, l’automatisation comporte de nombreux avantages, et ce, sans oublier qu’elle vous fait faire des gains en efficacité et en productivité.  

Vous désirez en savoir plus sur les avantages de la gestion électronique de documents? Nous vous invitons à télécharger notre guide : Le papier et ses dommages collatéraux dans votre organisation.

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Catégorie(s): Gestion électronique des documents (GED), Contrôle des impressions et des numérisations

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