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7 principaux problèmes reliés au cycle de vie d’un document

Publié le 13 février 2018 11:37:19 EST

Problèmes liés au cycle de vie d'un documentToute entreprise ou institution qui produit des documents, sur support informatique ou sur papier, finit un jour ou l’autre par rencontrer des problèmes reliés au cycle de vie de ses documents.

Mine de rien, la circulation de l’information est omniprésente dans votre organisation. Vous recevez et vous créez des documents. D’autres les valident, plusieurs les consultent, certains les archivent et finalement quelqu’un gère la période de conservation.

Les problèmes en gestion documentaire traditionnelle qui surviennent le plus souvent dans les organisations sont les suivants :  

1. Tâches sans valeur ajoutée dans le cycle de vie d’un document

Faites-vous appel aux compétences de votre personnel?

Est-ce que les tâches confiées à vos employés requièrent leur expérience, leur expertise, leur jugement et leurs connaissances? Les tâches répétitives ont un coût pour votre entreprise, car elles peuvent avoir un impact sur le moral des troupes (démotivation), nuire au rendement (perte de temps) et affecter l'efficacité et la productivité (erreurs humaines).

La solution : automatisez ce qui peut être automatisé avec la gestion électronique de documents (GED).

2. Inaccessibilité de l’information en temps réel

En l’absence d’un collègue, avez-vous accès à ses fichiers informatiques en cas de besoin?

L’accessibilité aux documents passe par la disponibilité de l’information. Cette notion implique que votre personnel dispose, en tout temps, de la version la plus récente d’un document. Dans le cycle de vie d’un document, le classement adéquat des documents revêt toute son importance.

La solution : la gestion électronique de documents permet le travail en simultané et évite un surplus d’envois de courriels, de perte de temps en recherche et en attente d’information.  

3. Non-respect de la confidentialité tout au long du cycle de vie d’un document

Les documents confidentiels le sont-ils vraiment?

Sans contrôle d’accès aux documents, tous les membres de vos équipes peuvent prendre connaissance des documents jugés confidentiels. Une fuite d’information peut causer l’avortement d’un projet commercial, d’un procès ou du versement d’une importante subvention.

La solution : la gestion électronique de documents permet de créer des mots de passe pour assurer la sécurité et l’intégrité des documents critiques aux opérations.

4. Sécurité défaillante

Vos documents sont-ils en sécurité?

En cas de perte, de feu, de vol ou de vandalisme, votre organisation est-elle en mesure de récupérer ses précieuses données? Si tel n’est pas le cas, vous risquez de grossir les rangs des statistiques du US Department of Homeland Security. En effet, cette source d’information démontre que 40 % des entreprises fermeront après une catastrophe et que 25 % d’entre elles ne survivront qu’une année.

La solution : la gestion électronique de documents vous sert de plan de contingence.

5. Recherche incessante de documents

Votre personnel est-il en attente d’un document pour poursuivre sa tâche?

Ne pas pouvoir accéder à un document donné au moment précis où votre personnel en a besoin pour accomplir sa tâche est source de plusieurs problèmes de gestion. Et de surcroît, le temps passé à chercher des documents est du temps que votre organisation ne consacre pas à se démarquer de ses concurrents. Par ailleurs, une des conséquences de cette perpétuelle recherche est sans contredit la multiplication des versions d’un même document.

La solution : grâce à la gestion électronique de documents, vous serez en mesure de retracer rapidement et facilement tous les documents.

6. Perte de documents

Perdre un document coûte combien à votre entreprise?

Perdre un document à un moment critique peut être nuisible à votre crédibilité et à votre notoriété. Perdre les archives de votre organisation serait dévastateur, n’est-ce pas? Pourtant, cela arrive! Imaginez, si vous deviez recréer tous les documents nécessaires à la reprise normale de vos opérations. Un processus onéreux, il va sans dire! Sans compter que vous pouvez perdre des clients et les mandats qu'ils vous confiaient.

La solution : la gestion électronique de documents permet de dématérialiser toutes vos informations. Du support papier, elles seront transférées sur un support informatique.

7. Délais de livraison compromis

Combien de temps s’écoule-t-il entre la réception d’un document, son traitement, l’approbation et la livraison?

Les processus peuvent parfois être longs et lents dans votre organisation, tellement qu’il vous arrive de perdre le fil des projets. Ce faisant, des pénalités pour les retards s’ensuivent, et certains de vos clients risquent de passer chez vos concurrents!

La solution : accélérez le processus entre les différentes étapes du cycle de vie d'un document en automatisant les données grâce à la gestion électronique de documents.   

Devant ces problèmes reliés au cycle de vie d’un document, quelle est la meilleure solution pour votre entreprise? En optant pour la gestion électronique de documents (GED), vous permettez à votre organisation :

  1. D’optimiser l’utilisation de ses ressources humaines et matérielles en évitant les  tâches sans valeur ajoutée;
  2. D’optimiser ses processus d’affaires en sécurisant et en rendant accessibles les documents en tout temps;
  3. D’augmenter sa productivité et sa rentabilité en éliminant les délais et les pertes de temps reliées à la recherche ou à la reconstruction de documents.  


Grâce à l’implantation d’une solution GED, les problèmes liés au cycle de vie d’un document seront automatiquement résolus. Découvrez comment choisir la solution GED qui convient à votre entreprise en téléchargeant gratuitement notre ebook.

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Catégorie(s): Contrôle des impressions et des numérisations, Gestion électronique des documents (GED)

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