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5 bonnes raisons de transformer votre entreprise en bureau sans papier

Publié le 1 mai 2018 11:21:32 EDT

Transformer bureau sans papierD’entrée de jeu, disons-le : un bureau sans papier n’est plus une utopie. En effet, de plus en plus d’entreprises ont pour objectif de réduire leur consommation de documents papier, et ce, depuis plusieurs années. Par ailleurs, en 2013, le gouvernement du Québec en a même fait une politique, laquelle a permis entre autres de grandes économies de papier. Par exemple, à l’édifice Marie-Guyart à Québec, la consommation de papier a été réduite de 55 à 37 kilogrammes par employé de 2008 à 2011.

La consommation effarante de papier a des impacts réels sur l’économie, le matériel et l’environnement, lesquels facteurs influencent également toutes les entreprises, et ce, quelle que soit leur taille. Votre organisation gagnerait sans nul doute à réduire sa consommation de papier. Voici 5 bonnes raisons d’emboîter le pas.

1. Un bureau sans papier pour diminuer les coûts

Les coûts inhérents aux documents papier dans votre entreprise sont probablement plus élevés que vous le croyez. Outre le papier lui-même, il y a les coûts reliés à l’encre, à la consommation d’énergie, aux ressources humaines attitrées au tri, au classement, à l’archivage, etc. En optant pour une solution sans papier, votre entreprise :

  • élimine les risques de perte de documents, de vols ou de catastrophes majeures;
  • rend le flux de travail plus fluide grâce aux fichiers électroniques;
  • fait des économies de temps, car les employés se consacrent à des tâches à valeur ajoutée;
  • sert plus rapidement les clients, car vos processus d’affaires auront été simplifiés;
  • récupère tout l’espace consacré aux documents papier.

2. Un bureau sans papier pour sécuriser l'information

Un bureau sans papier est assurément plus facile à protéger. Des armoires ou des classeurs peuvent être vandalisés et les documents papier peuvent s’égarer ou se faire voler. Par contre, si tous vos documents sont numérisés, il sera beaucoup plus facile de suivre l’évolution d’un dossier. Sans oublier que le stockage électronique met à l’abri vos informations sensibles et vous permet de les récupérer si un événement majeur vous les faisait perdre en totalité.

Avec toutes les informations que votre entreprise détient, il va de soi qu’elle doit veiller à les mettre en sécurité. Par la gestion électronique de ses données, votre entreprise :

  • réduit les risques de perte d’informations précieuses;
  • empêche la divulgation de données, car l’accès aux documents est protégé par un mot de passe;
  • protège ses informations en cas de sinistre.

3. Un bureau sans papier pour simplifier l'archivage des documents

Pour des questions légales, votre entreprise doit archiver tout document qui pourrait faire l’objet d’une preuve devant un tribunal ou fournir des informations lors d’un audit. Archiver consiste, entre autres, à :

  • identifier et authentifier les documents;
  • préciser la période de conservation;
  • détruire les documents ayant atteint leur cycle final de vie.

Plus votre entreprise produit de documents, plus elle doit être attentive à leur archivage en assurant leur sécurité et leur accessibilité. En favorisant une gestion électronique de tous vos documents archivés, vous vous assurez de respecter vos obligations et les délais de conservation prescrits par la loi, les normes et les règlements.

4. Un bureau sans papier pour faciliter l'accès aux documents

Plus vous stockez d'informations, plus vous risquez d’augmenter le temps de recherche. Pour parer à cet inconvénient, votre entreprise peut accélérer ses processus d’affaires en centralisant les documents électroniquement sur un serveur ou sur un nuage (cloud). Ce faisant, la recherche des documents est grandement facilitée, car elle est faite à l’aide de mots clés.

Par ailleurs, selon plusieurs fournisseurs de service en gestion électronique de documents, les niveaux de service à la clientèle et les temps de réponse pourraient être améliorés de près de 32 % si le personnel pouvait accéder immédiatement aux informations sur les clients et les dossiers. Ces mêmes professionnels révélaient également que le retrait du papier d'un processus spécifique pouvait quadrupler les taux de réponse et augmenter la productivité du personnel d'un tiers.

5. Un bureau sans papier pour améliorer la marque employeur

Réduire l’empreinte environnementale est aujourd’hui une valeur considérée par un grand nombre d’entreprises. Un bureau sans papier permet en effet d'améliorer la marque employeur en attirant entre autres de nouveaux employés partageant des valeurs écologiques. La statistique qui frappe le plus les entreprises est sans contredit celle qui affirme que la demande de papier est responsable de 50 % de la coupe de forêt. Alors, tendre vers un bureau sans papier est un geste qui placera votre entreprise dans l’enviable catégorie d'entreprise éco-responsable.

Pour éliminer tous les inconvénients liés au papier, une saine gestion documentaire est essentielle. Un bureau sans papier vous permettra de réduire vos coûts, de sécuriser votre information, de simplifier l’archivage, de faciliter l’accès aux documents et d’améliorer votre image de marque. Pour calculer vos coûts inhérents à l’impression, téléchargez gratuitement notre guide contenant une feuille de calcul à remplir.

Guide: le papier et ses dommages collatéraux dans votre organisation

Catégorie(s): Gestion électronique des documents (GED)

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