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Les 5 principaux avantages de la gestion électronique de documents dans votre entreprise

Publié le 1 mars 2018 09:08:25 EST

Les 5 avantages de la gestion électronique de documentsLa gestion et la création de documents font partie intégrante de votre entreprise, et ce, quelle que soit sa taille. Bien du temps est consacré au cycle de vie d'un document, à la validation des informations qu'il contient, à l'accessibilité de ce dernier, au respect des bonnes pratiques d'archivage selon le secteur d'activité et la période de conservation. Toutes ces heures sont-elles utilisées à bon escient? Autrement dit, l'efficacité est-elle au rendez-vous? Pour le savoir, voici les 5 grands avantages d’une solution GED.

1. Automatiser ce qui peut l'être pour une meilleure utilisation de vos ressources

C’est en automatisant plusieurs tâches sans valeur ajoutée que vous serez en mesure de libérer votre personnel et de l’affecter à des tâches beaucoup plus profitables. Par exemple, tout ce qui est répétitif peut être automatisé : saisie de données, paiement de factures et vérification des bons de commande. Ainsi, vous confierez à vos employés des tâches à valeur ajoutée, c’est-à-dire des tâches qui requièrent leur expérience, leur jugement et leur savoir-faire. Ce faisant, avec les mêmes ressources, vous en ferez plus! Ce qui permettra de réduire vos coûts d’opération. De plus, comme vos données seront automatisées, le transfert des connaissances ne devient plus un enjeu lorsqu’un membre de votre équipe prend sa retraite ou quitte le bateau.

2. Une gestion optimale des processus d'affaires

Pour optimiser leurs processus d’affaires, les directeurs de service et les professionnels doivent voir à ce que la performance et l’efficacité soient au rendez-vous. Pour atteindre ces objectifs, vous verrez, entre autres, à :

  • améliorer la vitesse de traitement en éliminant les opérations faites à la main;
  • réduire le temps de saisie en numérisant les données;
  • raccourcir les cycles de traitement en automatisant les tâches qui peuvent l’être.

La GED a aussi comme avantage de donner accès en temps réel à l’information à tous vos employés qui en ont besoin pour exécuter leurs tâches respectives. Sans oublier qu’ils pourront travailler en simultané. Bref, en intégrant la GED, vous saurez apporter rigueur et uniformité dans vos processus d’affaires.

3. Élimination du temps consacré à la recherche et à la production de documents

Quoi de plus désagréable que de chercher un document et de ne pas le trouver là où il devrait être! Que de pertes de temps encourues, lesquelles retardent de surcroît la productivité! Et si en plus, le document est perdu, vous devrez consacrer du temps à le reconstituer. Avec la gestion électronique de documents, l’information est toujours accessible, même si vous travaillez à l’extérieur de votre bureau. En plus d’être accessible, l’information numérisée est toujours actuelle. Les données automatisées font également en sorte d’éviter toute erreur lors de la saisie.

4. Une meilleure gestion des archives de l'entreprise

Comme bien des projets de votre entreprise reposent sur l’information contenue dans vos documents, il importe que vous les conserviez de façon sécuritaire. Pour ce faire, vous devez les archiver en considérant leur durée de conservation. Avec la GED, une simple recherche dans vos données numérisées vous permettra de retrouver facilement vos documents, et ce, peu importe que vous soyez à votre bureau ou chez un client. Comme ces informations sont stockées numériquement, vous y aurez toujours accès. Bref, la gestion électronique de documents constitue un réel avantage en regard du contrôle adéquat du calendrier de conservation des documents de toute votre organisation. Et comme chaque modification d’un document est automatiquement enregistrée, vous vous assurez d’avoir un historique à jour.

5. Un plan de contingence en cas de force majeure

Pour une sécurité totale, votre entreprise gagne à établir un plan de contingence. Ce type de plan assure la continuité du fonctionnement de votre organisation face à toute éventualité. Pensez ici aux dégâts d’eau, au feu, au vol ou au vandalisme. Selon l’Association américaine du management de l’information (AIIM), la reconstitution d’un seul document perdu coûte plus de 300 $. Grâce à ce plan, vous reprendrez plus rapidement et à moindre coût le cours normal de vos opérations. En effet, votre organisation sera en mesure de récupérer ses précieuses données et ainsi éviter les conséquences négatives (temps d’arrêt, pertes de documents, etc.).

En résumé, si votre entreprise se tourne vers une solution GED, elle s’assure de prendre avantageusement en charge : la numérisation, le classement, le partage, l'optimisation, l'archivage, et la sécurisation de vos précieuses données. Opter pour une solution GED, c'est permettre à votre entreprise de bénéficier de tous ces avantages, en plus de réaliser des économies fort appréciables.

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Catégorie(s): Gestion électronique des documents (GED)

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