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Les 4 étapes à suivre pour implanter la GED en entreprise

Publié le 20 février 2018 15:03:26 EST
4 étapes pour implanter la GED

Vous êtes intéressé à intégrer une solution GED dans votre entreprise? Voici les 4 étapes par lesquelles vous devrez passer.

Étape 1 : préparation vers l'implantation d'une solution GED

La première étape de la GED consiste à créer un cahier de charge. Il s’agit de définir les objectifs à atteindre ainsi que les besoins spécifiques de l'entreprise. Ensuite, votre entreprise doit choisir la solution GED qui lui correspond le mieux. À cette étape, l’expert en solution GED s’assure que toutes les infrastructures sont en place pour l'installation des logiciels.

Concrètement, les tâches à accomplir dans cette première étape de la GED sont les suivantes :

  • Définition des objectifs à atteindre et des indicateurs de performance;
  • Cartographie des processus à automatiser;
  • Collecte d'échantillons de documents;
  • Définition des archives requises et des champs d'indexation à utiliser;
  • Cartographie de l'infrastructure informatique et des appareils mobiles.

Étape 2 : installation concrète de la GED

À la deuxième étape de la GED, ce sont les experts en gestion électronique de documents qui s'occupent d'installer tous les logiciels. L’entreprise acquérante d’une solution GED n’a aucune tâche à effectuer à cette étape. En effet, tout est géré par l'entreprise spécialisée en solution GED. Les experts veillent aussi à configurer les logiciels en fonction des objectifs et des besoins spécifiques de l‘entreprise. C’est donc dire que l’installation est personnalisée à chaque entreprise acquérant une solution GED. À la fin de l’opération, tout ce qui peut être automatisé le sera.

La configuration permet de personnaliser les archives, les champs d'indexation, le processus et les accès sécurisés. Des tests sont, par la suite, effectués afin de confirmer le bon fonctionnement de l’installation.

Étape 3 : formation des employés

À la troisième étape de la GED vient la formation. La formation s’adresse aux utilisateurs quotidiens et aux responsables techniques de l’implantation de la GED. Le système de GED sera appliqué dans le service que vous avez déterminé à l’étape 1. De ce fait, la formation sera donnée en premier à cette équipe afin qu’elle devienne rapidement autonome.

Il est recommandé de toujours implanter la GED, un service à la fois. En général, les entreprises commencent par automatiser les comptes fournisseurs.

Étape 4 : suivi après installation

Le suivi auprès de l’entreprise acquérante d’une solution GED vient en quatrième étape. C’est en quelque sorte le service après-vente qu’offre le spécialiste en GED lors de l’implantation du système dans un ou des services de votre entreprise.

L’expert en solution GED veille donc à :

  • S’assurer de votre satisfaction et du fonctionnement des logiciels installés;
  • Évaluer l'atteinte de vos objectifs par le biais des résultats obtenus;
  • Offrir du soutien technique en répondant aux questions de vos employés;
  • Apporter des ajustements afin que l’utilisation soit optimale;
  • Déterminer les paramètres pour l’installation de la phase subséquente;
  • Définir les phases du prochain processus à implanter dans votre entreprise;
  • Amener votre entreprise vers l’utilisation de la GED dans tous les services où automatiser est nécessaire et souhaitable.

Selon votre façon d’apprendre, certains suivis peuvent s’effectuer par le biais d’échanges d’informations lors de revues d'affaires ou de rencontres ponctuelles.

Les coûts reliés à l’implantation de la solution GED

Le prix d'une solution GED comprend en général l’acquisition du logiciel, l’installation et la maintenance. Sur le marché, les prix sont variables. Ils sont établis en fonction de l’approche que vous choisirez. En effet, préférez-vous une solution où chaque étape est facturée ou une solution clé en main?

Certains fournisseurs facturent chaque service, et ce, pour chacune des étapes (implantation, consultation, formation, suivi). Il est donc difficile pour votre entreprise de connaître le coût total du projet, car les dépenses se rajoutent au fur et à mesure. Avec cette approche, votre entreprise est plus dépendante du fournisseur de service.

Par contre, le clé en main vous garantit un prix fixe et un service de soutien technique (réponse aux questions et résolution de problèmes) sans frais supplémentaire. Si vous favorisez cette approche, sachez que le prix inclut la formation des employés de l’entreprise acquérante de la solution GED. Les employés ainsi formés sont rapidement autonomes et en mesure de régler les petits problèmes courants. Cette approche vous permet d’être maître de votre budget et de savoir exactement ce que vous achetez comme service.

Vous connaissez maintenant les 4 étapes de l’implantation d’une solution GED (préparation, installation, formation, suivi). Pour assurer la pérennité de la solution GED au sein de votre entreprise, n’hésitez pas à vous référer aux experts en GED. Ils sauront vous prodiguer des conseils en regard de votre évolution à chacune des étapes d’implantation.

Pour en savoir davantage sur les différentes solutions GED, téléchargez dès aujourd’hui votre guide gratuit intitulé les 7 critères de sélection pour bien choisir votre solution de gestion électronique de documents.

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Catégorie(s): Gestion électronique des documents (GED)

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